يحتوي Word على ميزتين مفيدتين حقًا لا يستخدمهما أحد تقريبًا: مقارنة المستندات و الجمع بين المستندات. كما تشير أسماؤها، تتيح لك الميزات إما مقارنة مستندين من مستندات Word مقابل بعضهما البعض أو دمج اثنين معًا.
إذن متى ستحتاج إلى استخدام هذا؟ حسنًا، إذا كنت مثلي، فمن المحتمل أن يكون لديك 20 نسخة مختلفة من سيرتك الذاتية محفوظة في مواقع مختلفة على مر السنين. أحيانًا أقوم بتعديل السيرة الذاتية قليلاً لشركة معينة للتأكيد على مهارة معينة أو أحيانًا أقوم بإضافة أشياء وحفظ نسخة جديدة للتو.
على أي حال، سيكون من الجيد أن أرى بسرعة الفرق بين سيرتي الذاتية الأخيرة والسير الذاتية الأقدم لمعرفة ما إذا كان هناك شيء يجب علي إضافته إلى السيرة الذاتية الأحدث أو ربما إزالته. في هذا المنشور، سأوضح لك كيف يمكنك استخدام هاتين الميزتين للعثور بسرعة على الاختلافات بين مستندين ودمجهما إذا أردت.
مقارنة ودمج المستندات
في المثال الخاص بي، أردت أن أرى الفرق بين سيرتي الذاتية القديمة المكتوبة في عام 2007 وآخر تحديث لها في عام 2013. للقيام بذلك، افتح برنامج Word، وانقر فوق الزر مراجعة علامة التبويب ثم انقر فوق يقارن.
هذا سوف يطرح مقارنة المستندات مربع الحوار حيث تحتاج إلى اختيار المستند الأصلي والمستند الذي تمت مراجعته.
في الجزء السفلي، سترى عددًا كبيرًا من إعدادات المقارنة، والتي يمكنك فقط ترك كل شيء محددًا فيها. افتراضيًا، سيُظهر أيضًا جميع التغييرات في مستند جديد، وهو أفضل من العبث بالمستندات الأصلية أو التي تمت مراجعتها.
سيتم فتح مستند جديد يتضمن عدة أقسام مختلفة: قائمة المراجعات القابلة للتمرير في أقصى اليسار، والمستند المدمج الذي يعرض جميع التغييرات في المنتصف والمستندين الأصليين على الجانب الأيمن. دعونا نلقي نظرة فاحصة على كل قسم.
كما ترون هنا، لقد حذفت بعض الأشياء وأدخلت سطرين آخرين من النص. إذا قمت بالنقر المزدوج على أي من العناوين (تم إدراج عاصم كيشور أو تم حذف عاصم كيشور)، فإنه سيحرك المؤشر إلى هذا الموضع المحدد في المستند.
في المركز، سترى هذه المراجعات بألوان مختلفة. افتراضيًا، أي شيء به خط يتوسطه هو ما تم حذفه وأي شيء باللون الأحمر وتحته خط هو ما تمت إضافته إلى المستند الذي تمت مراجعته. تم نقل أي شيء باللون الأخضر. سيكون المكان الذي تم نقله منه باللون الأخضر المزدوج، والمكان الذي تم نقله إليه سيكون باللون الأخضر تحته خط مزدوج كما هو موضح هنا:
أخيرًا، على الجانب الأيمن، سترى المستند الأصلي في الأعلى والمستند المعدل في الأسفل. أثناء قيامك بتمرير المستند العلوي، يتبعك المستند السفلي بحيث تكون متزامنة. ومع ذلك، يمكنك التمرير في الجزء السفلي بشكل مستقل عن الشاشة العلوية.
بالإضافة إلى طريقة العرض هذه، يمكنك أيضًا إزالة كلا المستندين المصدر من الجزء الأيسر وإظهار البالونات بدلاً من ذلك لرؤية التغييرات بسهولة. لمعرفة ما أعنيه، تابع وانقر على يقارن الزر مرة أخرى، ثم تشغيله إظهار المستندات المصدرية وأخيرا انقر على إخفاء المستندات المصدر.
الآن انقر على إظهار العلامات زر تحت تتبع وانقر على بالونات وثم إظهار المراجعات في البالونات.
على الجانب الأيمن من المستند، سترى الآن كافة المراجعات مع الأسطر القادمة من المستند. قد يُسهّل ذلك رؤية جميع التغييرات إذا كان لديك الكثير منها.
لاحظ أنه إذا كنت تريد فقط رؤية الاختلافات بين المستندات، فلن يتعين عليك فعل أي شيء آخر. إذا كنت تريد إنشاء مستند نهائي من هاتين الوثيقتين، فيمكنك النقر بزر الماوس الأيمن على أي تغيير واختيار ذلك يقبل أو يرفض.
بمجرد الانتهاء، يمكنك حفظ المستند الجديد بكل التغييرات التي أجريتها. الجمع بين المستندات هو بالضبط نفس المقارنة. إذا اخترت دمج، فستحصل على نفس مربع الحوار الذي يتعين عليك فيه اختيار المستند الأصلي والمراجع.
بمجرد القيام بذلك، سوف تحصل على نفس التخطيط كما كان من قبل حيث ترى التغييرات المجمعة في المنتصف. مرة أخرى، يتم حذف النص المشطب، ويتم إضافة نص تحته خط أحمر ويتم نقل النص الأخضر. ما عليك سوى النقر بزر الماوس الأيمن على كل تغيير واختيار قبول كل تغيير أو رفضه. عند الانتهاء، احفظ المستند المدمج الجديد.
بشكل عام، تعد هذه مفيدة حقًا في الأوقات التي يكون لديك فيها إصدارات متعددة من نفس المستند أو عندما يقوم عدة أشخاص بتحرير مستند Word واحد وينتهي بك الأمر بمستندات متعددة لدمجها في مستند واحد. إذا كان لديك أي أسئلة، فلا تتردد في التعليق. يتمتع!
