يعد تعلم كيفية إنشاء قائمة مرجعية في Excel بمثابة تغيير جذري في قواعد اللعبة بالنسبة للعديد من الأشخاص. سيساعدك إنشاء قائمة مرجعية على متابعة العديد من الأشياء اليومية. على سبيل المثال، يمكن أن تساعدك القائمة المرجعية على تذكر ما يجب عليك إحضاره في رحلاتك أو المكونات المتوفرة عند طهي الوصفة.
ومع ذلك، ليس كل شخص على دراية جيدة بجداول البيانات وقد يجد صعوبة في إنشاء قائمة مرجعية في Excel. ستناقش هذه المقالة كيفية إنشاء قائمة مرجعية في برنامج Excel، بالإضافة إلى بعض النصائح حول دمجها مع ميزات جداول البيانات الأخرى.
كيفية إنشاء قائمة مرجعية في إكسل
الخطوة الأولى في إنشاء قائمة مرجعية هي إعداد قائمة بالعناصر أو الأنشطة التي تحتاج إلى تأكيد. إليك ما يجب عليك فعله في جدول بيانات Excel:
- لفتح برنامج Excel، انقر فوق زر البحث المجاور لقائمة ابدأ. اكتب “Excel” وانقر على النتيجة الأولى.
- في جدول بيانات جديد، اكتب اسم قائمة التحقق في إحدى الخلايا، ويفضل أن يكون ذلك في A1، بحيث يكون من السهل عليك معرفة موضوع القائمة.
- حدد عمودًا حيث سيتم إدراج العناصر (على سبيل المثال: عمود). بعد ذلك، انقر فوق الخلية التي تريد وضع العنصر أو النشاط الأول فيها واكتبه.
- اكتب بقية الإدخالات في الخلايا التالية للعمود. بعد ذلك، حدد العمود الذي ستضع فيه مربع الاختيار. سنضعه في العمود B في هذا المثال لأنه بجوار إدخالاتنا المدرجة. ثم تابع التعليمات الموضحة أدناه.
كيفية استخدام خانات الاختيار في إكسل
فيما يلي كيفية إنشاء مربع اختيار في Excel والذي يمكنك تحديده للإشارة إلى اكتمال الإدخال:
- تحقق مما إذا كان لديك مطور علامة التبويب على شريط أدوات Microsoft Excel. إذا لم يكن الأمر كذلك، فانقر فوق ملف.
- قم بالتمرير لأسفل وانقر فوق خيارات. ثم اضغط تخصيص الشريط.
- توجه إلى الجانب الأيمن من اللوحة وحدد مربع المطور قبل النقر نعم.
- انقر فوق علامة التبويب المطور.
- انقر على إدراج أيقونة، وتحت ضوابط النموذج، يختار خانة الاختيار.
- حدد الخلية التي تريد وضع مربع الاختيار فيها، ويفضل أن يكون بجوار أحد الإدخالات في قائمتك.
- يمكنك تغيير النص الموجود في خانة الاختيار عن طريق حذف نص خانة الاختيار الافتراضية وكتابة كلمة أو عبارة أو إزالة النص بالكامل بحيث تبقى خانة الاختيار فقط.
- إذا كنت تريد نقل مربع الاختيار، فاسحبه إلى الموضع الذي تريده.
- لنسخ خانة الاختيار المحددة في الخلايا التالية، انقر عليها. بعد ذلك، حرك مؤشر الماوس إلى الزاوية اليمنى السفلية من المربع واسحبه إلى الأسفل (أو إلى أي اتجاه تريد وضع مربعات الاختيار فيه).
نصيحة هامة: عند تنسيق مربع اختيار على خلية، اضغط باستمرار على الزر كنترول المفتاح واضغط الزر الأيسر لتعديل شكل مربع الاختيار أو تغيير حجمه بدلاً من تحديده.
كيفية ربط الخلايا في قائمة مراجعة Excel
1. إذا كنت تريد حصر المربعات المحددة، قم بربط مربع الاختيار بخلية أخرى.
2. انقر بزر الماوس الأيمن فوق خانة الاختيار وحدد التحكم في التنسيق.
3. اذهب إلى يتحكم فاتورة غير مدفوعة. توجه إلى رابط الخلية الخيار، اكتب اسم الخلية التي تريد ربطها.
ستلاحظ أنه إذا حددت مربع الاختيار، فسيتم عرض الخلية المرتبطة حقيقي.
إلغاء تحديده سوف ينتج خطأ شنيع.
4. كرر الخطوتين 1 و2 مع الخلايا الأخرى في العمود الذي يجب ربطه.
5. للحصول على ملخص لعدد المربعات التي تم تحديدها، انقر فوق الخلية التي تريد عرض النتائج فيها. ثم اكتب =كونتيف(C4:C10،حقيقي). يستبدل C4:C10 مع خلايا البداية والنهاية لنطاق الخلايا.
6. إذا كنت تريد إخفاء العمود الذي يتم عرض قيم TRUE/FALSE فيه، فانقر فوق العمود (مثال: العمود C). بعد ذلك، اضغط انقر على اليمين وحدد يخفي في أسفل القائمة المنبثقة.
قم بتعديل قائمة مراجعة Excel الخاصة بك باستخدام التنسيق الشرطي
يمكن أن يساعد التنسيق الشرطي لجدول البيانات الخاص بك على إبراز بياناتك وجعلها جذابة بصريًا.
1. حدد الخلية التي تريد تعديلها، ثم انقر فوق بيت فاتورة غير مدفوعة. انتقل إلى الجانب الأيمن من شريط الأدوات وانقر فوق تنسيق مشروط.
2. اختر قانون جديد. سيُظهر العديد من أنواع القواعد التي يمكنك استخدامها لتحرير الخلية المحددة. في الوقت الراهن، اختر استخدم صيغة لتحديد الخلايا التي سيتم تنسيقها.
3. في مربع النص أدناه، قم بتحرير نوع وصف القاعدة =$C4. التالي، حدد شكل ثم حدد يملأ. اذهب إلى لون وقم بتغيير لون خط الخلية (مثال: أخضر). يختار نعم.
ملحوظة: ولا تنس تعديل اسم الخلية. ما استخدمناه هنا (C4) هو مجرد مثال.
4. لاحظ أنه عند تحديد خانة الاختيار المرتبطة بجوار الخلية، سيتحول النص إلى اللون الأخضر.
5. كرر الخطوات من 1 إلى 4 لبقية الإدخالات.
نصيحة هامة: يضعط مفتاح Ctrl + Shift واسحب الخلية إلى المكان الذي تريد تكرار مربع الاختيار فيه للحصول على نفس نتيجة النسخ واللصق. ستحافظ هذه الطريقة أيضًا على محاذاة مربعات الاختيار.
كيفية عمل قائمة مرجعية تفاعلية لبرنامج Excel
إذا كنت ترغب في تتبع التقدم المحرز الخاص بك في قائمة التحقق من الوصفات الخاصة بك، فقم بدمج قائمة التحقق في نسبة مئوية من المهام المكتملة. إليك كيفية القيام بذلك:
- باستخدام المثال الموجود لدينا حاليًا، انقر فوق أي خلية تريد عرض تقدم المهمة فيها (مثال: الخلية E7)
- اكتب صيغة COUNTIF التالية =COUNTIF($C$4:$C$10,TRUE). ستقوم هذه الصيغة بحساب إجمالي عدد الإدخالات التي تم تحديد خانات الاختيار الخاصة بها.
- لتتبع معدل اكتمال كافة الإدخالات، اكتب هذا في الخلية التي تريد عرضها فيها (مثال: الخلية F4) =COUNTIF($C$4:$C$10,TRUE)/7*100. ملحوظة: لا تنس استبدال الرقم “7” بعدد الإدخالات في القائمة.
ماذا يوجد في قائمة التحقق الخاصة بك؟
يمكن أن يكون إنشاء قائمة مرجعية في Microsoft Excel أمرًا ممتعًا ويساعدك على الإثارة بشأن النشاط أو العناصر التي تريد تتبعها. سواء كنت تقوم بإعداد قائمة مشتريات أو إنشاء مخزون لمتجرك، فإن قائمة المراجعة هي إحدى أفضل الطرق لتجنب فقد أي عنصر. بعد ذلك، قم بإنشاء قائمة منسدلة في Excel وتسهيل إدخال البيانات المستخدمة بشكل متكرر في جدول البيانات.
