4 أسباب تجعلني أعتقد أن أدوات إدارة المعرفة مبالغ فيها

هناك العديد من أدوات إدارة المعرفة الشخصية المتاحة اليوم. يعد كل واحد منهم بتنظيم حياتك وتحسين كفاءتك. على الرغم من أن هذه الأدوات غالبًا ما تكون مدروسة جيدًا ويمكن أن تكون مفيدة، إلا أنها ليست الحل السحري الذي يتم تسويقه به. هذا هو السبب.

1

التعقيد والميزة الزائدة

سواء كان ذلك بسبب الضغط التنافسي أو الطلب من المستخدمين، فإن معظم أدوات إدارة المعرفة معقدة للغاية وغير مناسبة للمبتدئين. وهي تميل إلى أن تكون “تطبيقات كل شيء”، مع ميزات غريبة مثل إدارة المهام، والتقويم، والجدولة.

تعد Notion مثالًا رئيسيًا لأداة إدارة المعرفة التي تحتوي على العديد من الميزات ومنحنى تعليمي حاد. إنه تطبيق شائع، لكن ميزاته العديدة تعيق الوظائف الأساسية، مما يجعل من الصعب استخدامه للمهام اليومية البسيطة.

في الواقع، إدارة المعرفة معقدة بقدر ما تصنعها. لا يحتاج الجميع إلى كل ما تعلن عنه هذه الأدوات، وعادةً ما تكون حالات استخدامها متخصصة جدًا.

علاوة على ذلك، لا ينبغي أن يدفع الناس إلى الاعتقاد بأن تعديل إعداد Obsidian الصحيح باستخدام العديد من المكونات الإضافية والبرامج النصية للأتمتة سيجعلهم أكثر إنتاجية على الفور، مقارنة بنظام تدوين الملاحظات البسيط. نادرًا ما تكون تطبيقات الإنتاجية “الكل في واحد” هي الخيار الأفضل. من الأفضل في كثير من الأحيان الحفاظ على نظامك متنوعًا عبر منصات مختلفة ومصممًا خصيصًا لتلبية احتياجاتك الخاصة.

2

وقت الإعداد والصيانة

يمكن أن يصبح وقت الإعداد والصيانة سريعًا فخًا للإنتاجية باستخدام أدوات إدارة المعرفة. يمكن أن تضيع بسهولة في تصميم نظام تدوين الملاحظات المثالي باستخدام القوالب وقواعد البيانات والتصميم وتتجاهل الملاحظات ذاتها التي تريد تدوينها. تصبح إدارة نظام تدوين الملاحظات مهمة في حد ذاتها، مما يستنزف الوقت والطاقة التي يمكن إنفاقها على العمل الإنتاجي الفعلي.

وهذه ليست مشكلة في الأدوات نفسها، بل تنبع من كيفية استخدامها وتسويقها. تم تصميم أدوات إدارة المعرفة لتكون قابلة للتخصيص ومرنة لاستيعاب المستخدمين ذوي الاحتياجات المختلفة، وهي نقطة قوة. ومع ذلك، غالبًا ما تؤدي هذه المرونة إلى إعدادات معقدة غير ضرورية يصعب صيانتها.

عند بناء نظام إدارة المعرفة، يجب عليك إعطاء الأولوية للبساطة والتطبيق العملي على التعقيد والكمال. إذا كان الإعداد الحالي الخاص بك لا يناسبك، فقم بتعديل الأشياء حتى تحصل على الإعداد الذي يناسبك، ولكن ضع في اعتبارك أنه لا يوجد شيء اسمه إعداد مثالي.

3

خيارات كثيرة جدًا

هناك قدر هائل من أدوات إدارة المعرفة، وكلها تقدم نفس الميزات الأساسية. هذه الوفرة في خيارات البرامج تجعل اختيار الأداة المناسبة أمرًا صعبًا.

عادةً ما تكون منصات البرامج هذه متشابهة تمامًا، أكثر مما قد يرغب معظم المستخدمين في الاعتراف به. وهي تحتوي على نفس الميزات الأساسية: تدوين الملاحظات، ووضع العلامات، والبحث، والربط، في واجهات مختلفة ومع اختلافات طفيفة. عادة ما يكون الاختلاف الرئيسي بين هذه الأدوات هو أسلوب ملاحظة التصنيف والهيكلة ومدى إحكام قفل المستخدمين في نظامهم الأساسي.

من الناحية المثالية، يجب عليك تحديد منصة لإدارة المعرفة تعمل دون اتصال بالإنترنت، وتكون مشتركة بين الأنظمة الأساسية، وتقوم بتخزين ملاحظاتك بتنسيق يمكن تصديره بسهولة في المستقبل (أي Markdown). بعد فرز ذلك، يمكنك ببساطة اختيار ما تعتقد أنه يبدو الأفضل أو يقدم ميزات محددة تحتاجها.

4

المؤثرون على الإنتاجية

يعد المؤثرون على الإنتاجية السبب الأكبر وراء المبالغة في تقدير أدوات إدارة المعرفة الشخصية. إنهم يضخمون وعد هذه التطبيقات ويروجون لها باعتبارها اختصارًا للإنتاجية.

إن أداة إدارة المعرفة المفضلة لديهم أو اختيار الأسبوع هي أفضل طريقة لتنظيم المعلومات وتحسين فهمك وبناء “عقل ثانٍ”. يركز المحتوى على الجماليات والتخصيص أكثر من التركيز على الأداة الفعلية التي توفرها الأدوات. ناهيك عن الجزء الإعلاني الذي يتحدثون فيه عن النماذج أو الدورة التدريبية الكاملة التي تقدم “كل ما تحتاج إلى معرفته”.

بشكل عام، أنا حذر جدًا من أي شخص عمله الرئيسي هو تعليم الناس كيف يكونوا منتجين. عادةً ما يحققون نجاحًا أكبر في بيع فكرة الإنتاجية مقارنة بعيشها بأنفسهم.

تتلخص إدارة المعرفة في تدوين ملاحظات رائعة ومقطّرة وتنظيم تلك الملاحظات بطريقة منطقية بالنسبة لك. يجب أن يخدم الهيكل المحتوى وليس العكس. أفضل نظام لإدارة المعرفة الشخصية هو النظام الذي يناسبك، ويمكن تنفيذه في أي أداة، بدءًا من بطاقات الفهرسة الفعلية وحتى قواعد البيانات الرقمية في Notion.