عندما يجب عليك ولا ينبغي أن تستخدم الذكاء الاصطناعي للبريد الإلكتروني
روابط سريعة
يمكن أن تساعدك AI في صياغة رسائل البريد الإلكتروني في ثوانٍ ، لكن هذا لا يعني أنه يجب عليك دائمًا استخدامها. تستفيد بعض رسائل البريد الإلكتروني من الأتمتة ، بينما يطلب آخرون لمسة إنسانية. معرفة متى تدع الذكاء الاصطناعي يأخذ زمام الأمور – ومتى تكتبها بنفسك – يمكن أن تحدث كل الفرق.
1
من المحتمل أن تكون الذكاء الاصطناعي على ما يرام لرسائل البريد الإلكتروني البسيطة
بالنسبة لرسائل البريد الإلكتروني على الجانب الأكثر بساطة ، مثل الرسائل اللوجستية السريعة ، من المؤكد أن الذكاء الاصطناعي جيد تقريبًا لاستخدامه لكتابة ردك. إذا لم يكن الإبداع والتفكير النقدي مطلوبًا في كتاباتك ، فربما لن يؤذي الذكاء الاصطناعى إخراجك.
على سبيل المثال ، قد تجرب موجهًا بسيطًا مثل “كتابة رد مهني موجز على البريد الإلكتروني الذي تم لصقه أدناه واقتراح اجتماعًا في الساعة 11 صباحًا” عند تنسيق اجتماع بسيط.
2
يمكن أن تساعد الذكاء الاصطناعى إذا تلقيت الكثير من رسائل البريد الإلكتروني
قد يكون صندوق بريدك الإلكتروني مليئًا بالأسئلة من زملائك ، ومن المحتمل أن تحتاج إلى الرد على كل هذه. على الرغم من أنني أقترح عمومًا تجنب الذكاء الاصطناعي لأي شيء يتطلب الأصالة ، فإن استخدام الذكاء الاصطناعي كأداة تكميلية عند صياغة الاستجابات يمكن أن تخفف من عبء الكتابة.
على سبيل المثال ، يمكنك كتابة ردك في نقاط الرصاص ، ثم تطالب ChatGpt بتحويل هذه النقاط إلى بريد إلكتروني متماسك.
في هذه الملاحظة ، يمكن أن تساعدك AI أيضًا في قراءة بريدك الإلكتروني الزائد. في Outlook ، لدى Copilot العديد من الأدوات للمرور عبر البريد الإلكتروني بسرعة ، ويمكن أن تساعدك العديد من أدوات الذكاء الاصطناعى الأخرى مثل Grammarly و Sanebox على إدارة صندوق الوارد الخاص بك أيضًا.
3
يمكن لمنظمة العفو الدولية تحسين كتاباتك أيضًا
خلاف ذلك ، إذا كنت عالقًا في كتابة بريد إلكتروني ، فيمكن أن تساعد أدوات AI مثل ChatGPT في تكميلية تفكيرك وصياغةك. يمكنك لصق مسودة بريدك الإلكتروني وطلب المراجعات أو العصف الذهني أفكارًا إضافية أو إعادة كتابة البريد الإلكتروني بأسلوب أكثر احترافًا.
استخدام أدوات الذكاء الاصطناعي بهذه الطريقة لا يحل محل أفكارك الأصلية ، ولكن يمكن أن يساعدك في تحسينها.
4
لا تستخدم الذكاء الاصطناعي عندما تحتاج إلى الإبداع والتفكير النقدي
في تلك المذكرة الأصلية ، لا يتم استخدام الذكاء الاصطناعي بشكل عام عندما يكون الإبداع الخاص بك والتفكير النقدي مطلوبًا. يمكن أن يكون لصق رسالة بريد إلكتروني تلقيتها وتطلب من chatgpt كتابة استجابة مفيدة في الاتصالات البسيطة ، ولكن عندما تحتاج إلى توفير مدخلات ذات معنى على شيء ما ، فإن التفويض إلى الذكاء الاصطناعي أمر غير حكيم بشكل عام.
ربما يريد مديرك أو زميلك أو صديقك معرفة ما هو رأيك ، وليس ما يعتقده ChatGpt. لا يزال من الممكن أن تكون AI مفيدة كأداة تكميلية ، لكنها لا يمكن أن تحل محل إبداعك.
5
تجنب الذكاء الاصطناعي إذا لم يكن لديك وقت لتحرير الإخراج
نماذج لغة الذكاء الاصطناعى تميل إلى إنتاج الإخراج الكلامي المتكرر. ما لم تكن معالجًا في الهندسة المهمة أو توفر أكوامًا من التفاصيل في مطالبك للحصول على إخراج أفضل ، فيجب عليك تحرير إخراج ChatGpt في كل حالة تقريبًا. قال بليز باسكال الشهيرة: “إذا كان لدي المزيد من الوقت ، لكنت قد كتبت رسالة أقصر” ، وينطبق الشيء نفسه على كتابة الذكاء الاصطناعي.
إذا لاحظت ذلك ، بالإضافة إلى اقتراح التحرير ، فإن كل المطالبات التي قمت بإنشائها تتضمن كلمة “موجزة” في مكان ما فيها. تعرف على الفرق الذي يحدثه جزء صغير من الهندسة الفورية أدناه ، مع نفس المطالبة المطلوبة في إصدار عادي و “موجز”.
وحتى مع ذلك ، لا يزال الإصدار الموجز عامًا تمامًا ، حتى كرسالة بريد إلكتروني أساسية في الفراغ. يحتاج إلى تعديلات كبيرة لمزيد من الأصالة ودقة.
وبالمثل ، إذا كانت مؤسستك تستخدم أدوات تحقق من AI أو تمنع استخدام الذكاء الاصطناعي ، فقد ترغب في تجنب استخدام الذكاء الاصطناعي تمامًا. ومع ذلك ، قد يتم وضع علامة بإيجابية خاطئة لاستخدام الذكاء الاصطناعي لعدة أسباب ،حتى لو لم تستخدمه.
6
يمكن أن تكون منظمة العفو الدولية غير محترمة
عندما تستخدم الذكاء الاصطناعي لكتابة رسائل البريد الإلكتروني ، فإن ما قد يستغرق ثواني للمطالبة يمكن أن يستغرق محضر المستلم للقراءة. لقد كان لدي زملاء في أماكن عمل أخرى يستخدمون بوضوح الذكاء الاصطناعي عند كتابة رسائل البريد الإلكتروني. لقد شعرت بالإحباط بشكل لا يصدق من النص المطول والمدمر الذي تلقيته ، مع العلم أنني قضيت وقتًا أطول في قراءة البريد الإلكتروني أكثر من الكتابة.
يمكن أن تساعدك أدوات الذكاء الاصطناعي على الاستفادة من وقتك لمزيد من الإخراج ولكن لا تنس احترام وقت الآخرين عند استخدام ChatGpt للكتابة.
إليك قاعدة من الإبهام عند النظر في استخدام الذكاء الاصطناعي لرسائل البريد الإلكتروني والاتصالات الأخرى: هل أنا أحترم وقت شخص آخر باستخدام الذكاء الاصطناعي؟
ربما لا تحترم الذكاء الاصطناعى وقت المستلم على الإطلاق لكتابة رسائل بريد إلكتروني بسيطة ، أو تخطي الخطوط العريضة ، أو استخدامه كأداة كتابة تكميلية. ومع ذلك ، إذا كنت تستخدم الذكاء الاصطناعي لأنه لا يمكن أن تزعجك كتابة استجابة متماسكة ، فربما لا ينبغي أن تستخدم الذكاء الاصطناعي. في بعض الأحيان ، من الأفضل أن تقول شيئًا على الإطلاق.
