6 ميزات Microsoft Office التي لا تستخدمها

Microsoft Office مليئة بالميزات ، ولكن معظم الناس يخدشون السطح فقط. حتى بعد عقد من الاستخدام ، ما زلت أجد جواهر خفية تعمل بشكل كبير على تحسين إنتاجي وسير العمل.

1

الإملاء والنسخ

هل تريد طريقة أسرع للحصول على أفكارك على الصفحة؟ تتيح لك ميزة إملاء Microsoft Word تحويل خطابك إلى رسالة نصية. للبدء ، انتقل إلى بيت علامة التبويب ، انقر تملي ، وإعطاء الميكروفون الأذونات اللازمة.

يمكنك الآن البدء في الحديث بصوت عالٍ والسماح لـ Microsoft Office بعمل الكتابة. تعتمد الدقة إلى حد كبير على لهجتك وسرعة خطابك. يمكنك مزيد من تكوين إعدادات الإملاء لتمكين التجميع التلقائي وتصفية العبارات الحساسة.

إذا كنت بحاجة إلى أكثر من مجرد إملاء في الوقت الفعلي ، فيمكنك استخدام ميزة النسخ في Word و OneNote للتركيز على الاستماع بدلاً من تدوين الملاحظات. إنه يحول الكلام إلى نسخة نصية مع إسناد السماعة ، والطوابع الزمنية ، والقدرة على تحرير أو إدراج الأقسام في مستنداتك. يمكنك إما تسجيل أو تحميل ملفات الصوت المسجلة مسبقًا للنسخ.

2

بحث Microsoft

تعتبر وظيفة البحث في تطبيقات Microsoft Office مثل Word و Excel أكثر من مجرد أداة للعثور على المساعدة-تعمل أيضًا كميزة نصية ، مما يتيح لك تطبيق إجراءات محددة بسرعة دون الاضطرار إلى التمرير عبر الشريط. على سبيل المثال ، لإدخال جدول ، انقر فوق شريط البحث ، اكتب أدخل جدول، وأخيرا ، انقر أضف الجدول.

وبالمثل ، يمكنك إضافة أو إزالة الأعمدة والمخططات والعلامات المائية والعديد من الأشياء الأخرى إلى المستند الخاص بك دون التنقل عبر الشريط يدويًا. في Excel ، يمكنك استخدام وظيفة البحث للعثور على صيغ أو فرز البيانات أو تطبيق خيارات التنسيق.

3

صندوق الوارد المركز في Outlook

صندوق الوارد المركز في Outlook هو ميزة الإنتاجية تساعدك على البقاء منظمًا عن طريق فرز رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك تلقائيًا. عند التمكين ، يرسل رسائل مهمة إلى علامة التبويب المركزة أثناء توجيه الرسائل الأقل أهمية – مثل النشرات الإخبارية والترقيات – إلى علامة التبويب الأخرى ، مما يقلل من الانحرافات.

يمكنك تمكين صندوق الوارد في إعدادات Outlook. افتح Outlook ، حدد الخاص بك صندوق الوارد وفتح منظر فاتورة غير مدفوعة. ثم انقر عرض الإعدادات في الزاوية اليسرى العلوية.

في تَخطِيط علامة التبويب ، حدد فرز الرسائل إلى مركزة وغيرها لتمكين صندوق الوارد المركّز.

يستخدم صندوق الوارد المركّز التصفية لتحديد أولويات رسائل البريد الإلكتروني بناءً على تفاعلاتك السابقة مع جهات الاتصال والمرسلين المهمين. ومع ذلك ، يمكنك أيضًا نقل رسائل البريد الإلكتروني يدويًا إلى علامة التبويب المركزة. حدد وانقر بزر الماوس الأيمن فوق البريد الإلكتروني الذي تريد نقله ، اختر يتحرك، ثم حدد ركزت أو آخر، بناءً على المكان الذي تريد إرسال البريد الإلكتروني.

4

خطوات سريعة في Outlook

تساعدك الخطوات السريعة في Outlook على إدارة رسائل البريد الإلكتروني بشكل أسرع من خلال تطبيق إجراءات متعددة بنقرة واحدة. على سبيل المثال ، يمكنك إنشاء خطوة سريعة لإعادة توجيه رسائل البريد الإلكتروني من مرسل معين إلى قيادة فريقك ونقلها إلى مجلد في نفس الوقت. يمكنك أيضًا إعداد اختصارات لوحة المفاتيح للوصول السريع.

يمكنك إعداد خطوات سريعة في إعدادات Outlook باستخدام إجراءات محددة مسبقًا أو تخصيصها لتناسب احتياجاتك. يمكنك أيضًا إنشاء خطوات سريعة مخصصة للمهام مثل حفظ بريد إلكتروني كقالب لسهولة إعادة الاستخدام.

متعلق ب

كيف أستخدم القواعد في Outlook لإدارة صندوق الوارد الخاص بي

مع القواعد الصحيحة ، يمكن أن ينتقل صندوق الوارد الخاص بك من الفوضى إلى الهدوء – كل ذلك دون رفع إصبع.

دعامات

1

5

قارن الوثائق في Word

تجعل Microsoft من السهل مقارنة مستندتين في Word ، على الرغم من أن هذه الميزة متوفرة فقط في إصدار سطح المكتب. يتيح لك مراجعة التغييرات ، وتحديد الاختلافات ، واكتشاف أي مشكلات قبل الانتهاء من المستند الخاص بك.

لمقارنة المستندات في كلمة، اذهب إلى مراجعة علامة التبويب ، انقر يقارن، واختيار قارن الوثائق. في مربع الحوار Compare Documents ، قم بتحميل كل من المستندات الأصلية والمراجعة من محرك الأقراص المحلي ، ثم انقر فوق نعم للمتابعة.

ثم يدمج كلمة الوثيقتين وتظهر الاختلافات كتعليقات في اللوحة الجانبية. إذا كنت راضيًا عن التعديلات ، فيمكنك دمجها في المستند الأصلي.

لدمج المستند ، في مراجعة علامة التبويب ، انقر فوق القائمة المنسدلة ل يقبل، ثم اختر قبول كل التغييرات.

6

حلال الرياضيات في Onenote

Onenote هو تطبيق رائع لتدوين الملاحظات لأسباب عديدة. إذا كنت طالبًا ، فقد يساعدك أيضًا في حل مشاكل الرياضيات أو إجراء الحسابات.

لعرض قدرات Onenote لحل الرياضيات في العمل ، اكتب تعبيرك أو معادلك الرياضي بدون مسافات ، تليها علامة متساوية للحصول على الإجابة. على سبيل المثال ، اكتب (25+75)/2 = واضغط يدخل لعرض الحل.

يمكن لـ Onenote التعامل مع الحساب الأساسي والجبر وحتى بعض المعادلات الأكثر تعقيدًا. إذا كان لديك حساب عمل أو حساب مدرسي Microsoft ، فيمكنك أيضًا الوصول إلى ميزة مساعد الرياضيات لإجراء حسابات أكثر تقدمًا.