كيفية البدء في استخدام إدارة المعرفة كمبتدئ واستعادة إنتاجيتك

إذا كنت تكافح مع التدفق المستمر للمعلومات ، فلن تجد ملاحظاتك المنتشرة أو تحويل الرؤى إلى العمل ، فأنت بحاجة إلى نظام لإدارة معرفتك. يبدو الأمر مخيفًا ، لكنك ستحن نفسك لاحقًا.

1

تقييم نظامك الحالي أو العملية الحالية

سواء كنت قد تعرفت على مبادئ إدارة المعرفة الشخصية أم لا ، فمن المحتمل أن يكون لديك نظام لإدارة المعلومات – حتى لو كان غير رسمي أو غير فعال أو غير مقصود. في الماضي ، استخدمت مزيجًا من الملاحظات اللاصقة ، والدفاتر ، وتطبيقات تدوين الملاحظات ، والإشارات المرجعية لتتبع المعلومات. لم أقضي وقتًا كافيًا في تنظيم ومراجعة ملاحظاتي ، مما أدى إلى الكثير من الوقت الضائع في البحث عن المعلومات.

الخطوة الأولى لاستخدام إدارة المعرفة الشخصية كمبتدئ هي تقييم ما تفعله بالفعل بشكل صحيح أو خطأ. خذ لحظة للتفكير في كيفية إدارة المعلومات حاليًا. أين تكتب أفكارك؟ هل تحتفظ بالملاحظات في مجلدات عشوائية؟ أو الاعتماد بالكامل على الذاكرة؟ هذه العادات تشكل العمود الفقري لنظامك الحالي.

الآن ، اكتشف عدم الكفاءة. هل تجد نفسك تبحث عن نفس المعلومات مرارًا وتكرارًا؟ هل منتشرة ملاحظاتك عبر منصات مختلفة؟ ربما تستمر في كتابة الأفكار ولكن لا تعود أبدًا إلى تحسينها أو التصرف عليها. سيساعدك تحديد العيوب في نظامك الحالي على فهم ما يجب تغييره.

2

اختر أداة PKM المناسبة

عندما لا يتم توخي الحذر ، يمكن أن تصبح أدوات الإنتاجية متخفية بذكاء. من السهل الانخراط في تجربة تطبيقات جديدة مرارًا وتكرارًا أو إعدادات التغيير والتعديل أو الهوس على الأجراس وصفارات ، كل ذلك مع إهمال العمل الفعلي. يمكن لأفضل تطبيقات إدارة المعرفة الشخصية أن تدعم أنظمتك وعاداتك وأهدافك التي تعمل كوسيلة لإنجاز الأمور.

لذلك ، عند اختيار أداة PKM ، إعطاء الأولوية للميزات الأساسية التي تعمل على تحسين قدرتك على التقاط المعلومات وتنظيمها واستردادها ، بما في ذلك:

إمكانية الوصول عبر الأجهزة والمنصات

هذا مهم لأن الأفكار يمكن أن تضرب في أي لحظة. تضمن أفضل أدوات PKM أن تكون ملاحظاتك دائمًا في متناول اليد ، وتزامنها بسلاسة عبر هاتفك والكمبيوتر اللوحي والكمبيوتر.

دعم النص الذي تم تنسيقه

ميزة يجب أن تكون للعديد من مستخدمي الطاقة ، توفر Markdown طريقة نظيفة وخفيفة الوزن لتنسيق الملاحظات. إنه بسيط وسهل الاستخدام.

التخصيص

يجب أن تناسب أداة PKM احتياجاتك الفريدة وسير العمل ، وليس العكس. ابحث عن التطبيقات التي تقدم قوالب ، والإضافات ، والعلامات ، وغيرها من الخيارات القابلة للتخصيص التي تتماشى مع سير العمل.

وظائف البحث

يمكن أن توفر لك قدرات البحث الفعالة الوقت والجهد عند محاولة العثور على ملاحظات أو معلومات محددة.

روابط ثنائية الاتجاه

يمكن القول أن هذه الميزة الأكثر فائدة لإدارة المعرفة الشخصية. يتيح لك الارتباط ثنائي الاتجاه بإنشاء شبكة من الملاحظات المترابطة ، مما يسهل رؤية العلاقات بين ملاحظاتك أو أفكارك مع مرور الوقت.

3

تطوير عادة التقاط قوية

يعد تطوير عادة التقاط قوية أمرًا ضروريًا لبدء استخدام إدارة المعرفة الشخصية كمبتدئ. يمكنك التفكير في الأمر على أنه تفريغ في الدماغ – مما يفرج عن الأفكار والملاحظات من عقلك إلى نظامك. لا يجب أن تكون مثالية أو مصقولة ؛ الهدف هو ببساطة ضمان أي شيء مهم ينزلق من خلال الشقوق.

خلال مرحلة الالتقاط ، يجب أن تهدف إلى إدخال المعلومات في أقرب وقت ممكن وبطريقة أفضل لك. هل كان لديك فكرة عن مشروع أثناء تنقلك؟ اكتبها. هل سمعت رؤية مثيرة للتفكير في بودكاست؟ التقاطها بأسرع ما يمكن. كلما أسرعت في التقاطها ، قل احتمال نسيانه لاحقًا.

توفر بعض الأدوات ميزات من الصوت إلى النص ، بينما تسمح لك البعض الآخر بتدوين الأفكار بسرعة على هاتفك أو الكمبيوتر. على سبيل المثال ، أستخدم ملاحظات Apple على جهاز iPhone الخاص بي لالتقاط الأفكار عندما أكون في حالة التنقل ، ثم نقلها وتنظيمها لاحقًا.

بمجرد تطوير عادة التقاط قوية ، يمكنك تحرير مساحتك العقلية للتركيز على المهمة المطروحة ، مع العلم أن يتم تخزين أفكارك بأمان للمراجعة اللاحقة. لاحظ أن مرحلة الالتقاط لا تتعلق بالتنظيم أو المعالجة – إنها تتعلق بالتجمع.

4

معالجة المعلومات وتنظيمها

هذا هو المكان الذي تأخذ الوقت الكافي لمعالجة كل ما التقطته. يساعدك تنظيم الملاحظات والاقتباسات والأفكار بعناية على بناء نظام إدارة المعرفة الشخصية ينمو معك ويظل سهل التنقل مع توسعه.

الهدف بسيط: قم بتنظيم معلوماتك بطريقة يمكن أن تحددها بنفسك في المستقبل واكتشاف الاتصالات بين القطع المختلفة. يجب أن يكون لكل شيء مكان منطقي ، وينبغي أن يشعر العثور على ما تحتاجه بديهية.

على الرغم من أن هذا يعتمد على الأداة المحددة التي تستخدمها ، فإليك بعض الطرق الشائعة لتنظيم ملاحظاتك:

تنظيم قائم على الوقت

معلومات جماعية حسب التاريخ أو الوقت. على سبيل المثال ، يمكنك تخزين إدخالات المجلات أو تلبية الملاحظات الزمنية.

ترتيب أبجدي رقمي

تنظيم الملاحظات أو الملفات أبجديًا أو عدديًا للمرجع السريع.

فئات

تنظيم المعلومات حسب الموضوع أو النوع. على سبيل المثال ، قد يكون لديك مجلدات منفصلة ل مشاريع العملو الأهداف الشخصية، و تعليم.

العلامات

استخدم العلامات لإضافة طبقة إضافية من المؤسسة. تتيح لك العلامات تجميع المحتوى المتعلق عبر فئات أو مجلدات مختلفة ، مما يخلق طريقة أكثر ديناميكية للعثور على اتصالات. على سبيل المثال ، يمكنك وضع علامة على ملاحظات مع كلمات رئيسية مثل إنتاجيةو الأفكارو بحث، أو عاجل.

روابط إلى ملاحظات أخرى

إنشاء روابط ثنائية الاتجاه بين الملاحظات ذات الصلة لتشكيل شبكة من الأفكار. على سبيل المثال ، قد تربط ملاحظة حول المشروع مع محاضر الاجتماعات ذات الصلة وقوائم المهام والمواد البحثية ، مما يجعل من السهل التنقل بينهما.

التسلسل الهرمي أو الأولوية

ترتيب المعلومات بأهمية. على سبيل المثال ، يمكنك تثبيت الملاحظات الأكثر أهمية أو التي يتم الوصول إليها بشكل متكرر في الجزء العلوي من قائمتك.

5

ضع معرفتك لاستخدامها

لن تسترجع إنتاجيتك باستخدام نظام PKM الخاص بك إذا كنت تستخدمه فقط لتخزين المعلومات. مجموعة جيدة التنظيم من الملاحظات والأفكار والموارد لا معنى لها إذا كانت هناك فقط دون أن تمس. تكمن القيمة الحقيقية لنظام PKM الخاص بك في قدرتها على مساعدتك في تحويل المعلومات إلى مخرجات عملية.

لضمان أنك تستخدم نظام PKM بنشاط ، اسأل نفسك:

ما الذي أقوم ببناء هذا النظام له بالفعل؟

هل هو تحسين عملك ، أو الحصول على درجات أفضل ، أو تعزيز النمو الشخصي ، أو إنشاء محتوى ، أو حل مشاكل محددة؟

ما هو عملي البدني التالي؟

راجع المعلومات التي جمعتها وتحديد خطواتك القابلة للتنفيذ التالية. على سبيل المثال ، إذا قمت بحفظ الأبحاث لمقال ما ، فقد يكون الإجراء التالي هو صياغة مخطط تفصيلي. إذا قمت بجمع أفكار لمشروع عمل ، فقد يكون ذلك إنشاء خطة للمشروع أو التواصل مع المتعاونين المحتملين.

سيساعدك توصيل المعلومات الخاصة بك بالإجراءات الفورية والطويلة الأجل على تحقيق أقصى استفادة من نظام PKM الخاص بك. هذا يضمن أن الوقت الذي تقضيه في تنظيم المعلومات يؤدي في النهاية إلى التقدم في أهدافك.

يعد نظام إدارة المعرفة الشخصي الجيد أداة ديناميكية ، لذلك من الضروري مراجعة نظامك بانتظام لضمان تلبية احتياجاتك. مع تغير مشاريعك وأولوياتك ، يجب أن يكون نظام PKM الخاص بك. سيصبح نظام PKM الخاص بك أحد الأصول التي لا تقدر بثمن في حياتك الشخصية والمهنية بجهد ثابت وتعديلات مدروسة.