نصائح أساسية لمؤتمرات الفيديو عبر الإنترنت

استجيب قانون اللباس

تعامل مع اجتماع عبر الإنترنت مثل الاجتماع الشخصي واتبع معايير مكان العمل.

اعتني بالاستمالة قبل الجلوس للاجتماع.

عرض وجه احترافي لأنه يضيف شعورًا بالحياة الطبيعية إلى محادثة بعيدة.

تجنب صرف انتباه الألوان التي تكون مشرقة جدًا أو مظلمة جدًا. يمكن أن تتخلص من بعض كاميرات الويب التي تعرضها وسطوعًا تلقائيًا.

واجه الكاميرا بموقف جيد.

قم بإعداد المعدات الخاصة بك

اختر كرسي مريح للجلوس عليه.

استخدم شاشة تتيح لك رؤية الشرائح وجداول البيانات بسهولة. (تعتبر شاشة الهاتف الذكي مفيدة للاجتماع غير الرسمي ولكن ليس لعرض البيانات.)

استثمر في سماعات الرأس الجيدة لإلغاء الضوضاء.

تعرف على برنامج الدردشة الذي يجب أن تستخدمه. إيلاء اهتمام خاص للإعدادات التي قد تحتاجها خلال الاجتماع.

تجنب الإضاءة الخلفية لأنها يمكن أن تحجب وجهك. الضوء الطبيعي أو الأضواء العلوية مثالية.

لا شيء مهم مثل النطاق الترددي الجيد. أي شيء أقل من 20 ميجابت في الثانية يمكنه بكسل الفيديو الخاص بك.

إذا كان الاجتماع حاسمًا ، فاحرص على استعداد اتصال بديل. على سبيل المثال ، يمكنك إعداد نقطة اتصال WiFi مستقلة.

إغلاق تطبيقات الخلفية غير الضرورية ووقف برامج البث المتزامنة في متصفحك.

ضع كاميرا الويب الخاصة بك على مستوى العين حتى تتمكن من الاتصال بالعين مع الآخرين في فريقك.

كن الدعم الفني الخاص بك أو اختبار المعدات الخاصة بك مع زميل قبل دقائق قليلة من الاجتماع الحقيقي.

قم بتشغيل كاميرا الويب الخاصة بك ومعاينة الإطار وتأثير الضوء في الداخل. المزيد من الضوء أفضل.

تعطيل الإخطارات لمسار الاجتماع.

إذا كنت تخطط لمشاركة شاشتك ، فتأكد من إبعاد البيانات الشخصية عن الطريق.

تجنب بيئتك

كتم هاتفك المحمول لتجنب الانقطاعات.

تنظيف غرفتك ومكتبك.

مسح خلفيتك والتأكد من عدم وجود شيء غير مناسب.

اختر خلفية افتراضية في تطبيقات مثل Microsoft Teams و Zoom لإخفاء خلفيات تشوش.

الحصول على الماء والشاي/القهوة في متناول يدي.

اختر مساحة معزولة ، ويفضل أن يكون ذلك مع باب ، بحيث يمكنك عقد اجتماع دون انحرافات.

أبلغ عائلتك بجدول الاجتماع مسبقًا.

تأكد من أن أطفالك سيبقون مشغولين طوال فترة اجتماعك.

ابتعد عن حيواناتك الأليفة عن منطقة الاجتماع الخاصة بك.

إدارة وقتك

جدولة الاجتماعات عبر الإنترنت مقدما.

كن في الوقت المحدد دائما. من المفيد أن تكون على الإنترنت قبل دقائق قليلة من بدء الاجتماع.

إذا لم تتمكن من حضور الاجتماع أو ستتأخر عن ذلك ، فقم بإبلاغ الشخص الذي يقود الاجتماع مقدمًا.

قم بتشغيل أو تنشيط معدات المؤتمرات الخاصة بك مسبقًا لتجنب مواطن الخلل في اللحظة الأخيرة.

تجنب المشاركة في اجتماع عبر الإنترنت أثناء القيادة. إنه ليس آمنًا ولا استخدامًا فعالًا لوقت الاجتماع الخاص بك.

النظر في اجتماع الصوت كملاذ أخير.

تنظيم أفكارك

إذا كنت ستقود الاجتماع ، فقم بتعيين جدول أعمال في أوقات البدء والنهاية.

احتفظ بجميع بياناتك بجانبك أو في مجلد يمكن الوصول إليه على جهاز الكمبيوتر الخاص بك.

إشارة مرجعية لأي شيء ذي صلة بالاجتماع.

قم بإراقة سطح المكتب الخاص بك للحفاظ على المعلومات الصحيحة في متناول الجميع.

قم بتدوين استفساراتك حتى تتمكن من تقديمها في الوقت المناسب.

مشاركة المحتوى والملفات قبل الاجتماع لضمان استعداد جميع المشاركين للمناقشة.

مشاركة

مانع من آدابك

قدم نفسك عندما لا يكون جميع أعضاء الفريق على دراية ببعضهم البعض.

استخدم دائمًا الفيديو لأن تعبيرات الوجه تنقل أفكارك في غياب الإيماءات الأخرى.

استخدم العظة المرئية (مثل راحة اليد المرتفعة) للإشارة إلى أنك تريد التحدث.

المشاركة من خلال التحدث بوضوح في الميكروفون. إن الصمت أو تعطيل كاميرا الويب الخاصة بك يشبه كونك حشو كرسي في اجتماع حقيقي.

كتم الميكروفون الخاص بك عندما لا تتحدث لأنه يمكن أن تلتقط الكثير من ضوضاء الخلفية.

إذا كنت بحاجة إلى التحرك في منتصف اجتماع للمهام الشخصية ، فأطفئ الفيديو الخاص بك لتجنب التسبب في إلهاء.

انتظر حتى ينتهي الشخص الآخر من التحدث لأن الوقت المتأخر على الويب يمكن أن يتسبب في غالبًا ما يتسبب أعضاء الفريق في التحدث عن بعضهم البعض.

ابق حاضرًا

تجنب تعدد المهام أو الانجراف إلى Facebook أو Twitter عندما تكون في اجتماع.

لا تأكل أثناء الاجتماع. لا بأس في احتساء الماء أو مشروب مثل الشاي أو القهوة.

للاتصال بالعين مع مشارك في الاجتماع ، انظر إلى الكاميرا وليس على وجه الشخص أو خلفيته.

استخدم ميزة الدردشة النصية إذا كانت متوفرة كدعم للاستعلامات وربط المستندات ذات الصلة.

قل وداعا بابتسامة في نهاية الاجتماع. تساعد الدردشة غير الرسمية على موضوعات غير العمل أيضًا في اختتام الاجتماعات في ملاحظة مبهجة.

إذا كنت تقود الاجتماع ، فتأكد من تسجيل الخروج أخيرًا.