مبادئ إدارة المعرفة الأساسية التي يجب أن تعرفها

كيف تفهم طوفان المعلومات الذي تتعرض له يوميًا كعامل معرفة أو متعلم مدى الحياة؟ تكمن الإجابة في إدارة المعرفة الشخصية (PKM)، وهو نظام يساعدك على التقاط ما تتعلمه وتنظيمه واستخدامه بفعالية.

ما هي إدارة المعرفة الشخصية ولماذا هي مهمة؟

يعد نظام إدارة المعرفة الشخصية (PKM) أسلوبًا مدروسًا ومنظمًا لالتقاط المعلومات من مصادر مختلفة وتنظيمها واستخدامها، بما في ذلك التجارب الشخصية والكتب والمقالات والبودكاست ووسائل التواصل الاجتماعي والمزيد.

يساعدك نظام إدارة المعرفة الشخصية على جعل هذه المعرفة سهلة المنال وقابلة للتنفيذ، مما يسمح لك بإقامة اتصالات ذات معنى واستخدام ما تعرفه لإنشاء المشكلات أو حلها أو اتخاذ قرارات أفضل.

يعالج PKM أحد القيود الرئيسية في الدماغ: الاحتفاظ بالذاكرة. في حين أن أدمغتنا ممتازة في طرح الأفكار، وتكوين الروابط، وحل المشكلات، إلا أنها ليست مهيأة لتخزين المعلومات واسترجاعها، خاصة على المدى الطويل، وهو الأمر الذي غالبًا ما يصبح أكثر وضوحًا مع تقدمنا ​​في العمر.

هذا هو المكان الذي يصبح فيه نظام PKM لا يقدر بثمن، مما يعزز إنتاجيتك من خلال بناء دماغ ثانٍ يكمل قدراتك المعرفية.

يمتلك معظم الأشخاص بالفعل شكلاً من أشكال نظام إدارة المعرفة، على الرغم من أنه غالبًا ما يكون غير مقصود أو غير فعال أو مجزأ.

على سبيل المثال، قبل أن أعرف عن PKM، قمت بإنشاء مجموعة خاصة على WhatsApp – بدون أي أعضاء – حيث قمت بتخزين أفكار عشوائية، واقتباسات من الكتب، والأفكار التي لا أريد أن أنساها. وبينما كان يعمل مؤقتًا، لم يكن قابلاً للتطوير أو منظمًا، وأصبح العثور على ملاحظات محددة لاحقًا تحديًا.

إن نقطة البداية الرائعة لتحسين نظام الإدارة الشخصية الخاص بك هي فهم مكوناته أو مبادئه الأساسية.

اكتساب المعرفة وتخزينها

يتضمن اكتساب المعرفة وتخزينها التقاط المعلومات من مصادر مختلفة وتخزينها في نظام خارجي موثوق. أدمغتنا أفضل في توليد الأفكار من تخزينها، وبالتالي فإن الهدف هو تفريغها إلى نظام خارجي.

تتضمن بعض الطرق الفعالة لاكتساب المعرفة وتخزينها ما يلي:

• تدوين الملاحظات: قد تفضل الطريقة التناظرية مثل الكتابة في دفتر ملاحظات فعلي أو استخدام تطبيقات مخصصة لتدوين الملاحظات أو أدوات إدارة المعرفة الشخصية مثل Apple Notes أو Google Keep أو Obsidian أو Logseq.
• إشارة مرجعية: يساعد حفظ المقالات أو مقاطع الفيديو أو الموارد الأخرى عبر الإنترنت باستخدام أدوات القراءة لاحقًا مثل Pocket أو Instapaper أو Readwise في تخزين المعلومات القيمة لاستخدامها لاحقًا.
• تسجيلات الصوت/الفيديو: استخدم أدوات التسجيل الصوتي أو تطبيقات مؤتمرات الفيديو مثل Zoom أو Microsoft Teams لتسجيل الاجتماعات أو المقابلات أو المحاضرات.

مهما كان اختيارك، فإن المفتاح هو التقاط كل شيء في مكان مركزي واحد – أو على الأقل التأكد من وصوله هناك في النهاية. إن النظام المتناثر، حيث تنتشر الملاحظات عبر العديد من دفاتر الملاحظات أو التطبيقات أو قطع الورق، يجعل استرجاعها أمرًا صعبًا ويقوض الغرض من PKM.

يجب أن تكون أداة الالتقاط الخاصة بك قابلة للوصول، مثل دفتر جيب أو تطبيق يتزامن عبر أجهزة متعددة، لأن الأفكار غالبًا ما تأتي عندما لا تتوقعها، لذلك من الضروري أن يكون لديك نظام يمكنك اللجوء إليه بسرعة. في هذه المرحلة، قد لا تقلق بشأن حفظ الملاحظات أو الأفكار بشكل مثالي، حيث سيكون لديك الوقت للقيام بذلك في المرحلة التالية.

تنظيم المعرفة واسترجاعها

تضمن هذه الخطوة أن يتم تنظيم المعرفة التي تم جمعها بطريقة تتيح استرجاعها بسهولة واتصالات ذات معنى والاستخدام الفعال. لتنظيم المعلومات أو معالجتها بشكل فعال، فكر في كيفية وصول نفسك إليها في المستقبل وفهمها. يقوم نظام PKM المنظم جيدًا بأمرين رئيسيين:

1. إعطاء الأولوية للملاءمة: ليست كل معلومة تستحق الاحتفاظ بها. يتيح لك التنظيم تنظيم ما يهم وتجاهل الباقي.
2. يسهل العمل: المعرفة المنظمة أسهل في الفهم والتطبيق، سواء كان ذلك يعني تحويل ملاحظات الاجتماع إلى مهام قابلة للتنفيذ، أو تعميق التعلم، أو تجميع الأفكار لمشروع ما.

لذلك، تريد إنشاء بنية منطقية ومتماسكة عند تنظيم المعلومات. يجب أن يكون هذا النظام مصممًا وفقًا لاحتياجاتك الشخصية وسير العمل. فيما يلي بعض الأساليب التي يجب مراعاتها:

1. المجلدات والعلامات: استخدم المجلدات أو العلامات لتجميع المعلومات ذات الصلة. على سبيل المثال، يمكنك تنظيم الملاحظات حسب المشاريع أو المواضيع أو مجالات التركيز (على سبيل المثال، مشاريع العمل, التنمية الشخصية، أو الصحة واللياقة البدنية). تضيف العلامات طبقة من الخصوصية، بحيث يمكنك بسهولة البحث عن الملاحظات حسب الكلمة الرئيسية.
2. الربط: استخدم الأدوات التي تسهل ربط الملاحظات أو الأفكار (مثل سبج أو لوجسيق). يحاكي هذا الطريقة التي يعمل بها عقلك، مما يخلق شبكة من الاتصالات التي تساعدك على رؤية العلاقات بين أجزاء المعرفة المختلفة.
3. أضف سياقًا ذا صلة: توفر إضافة سياق – مثل التاريخ أو الوقت أو الموقع أو المصدر – إطارًا مرجعيًا يمكن أن يساعد في تنشيط ذاكرتك. بالإضافة إلى ذلك، حاول تلخيص المعلومات بكلماتك الخاصة، حيث يساعدك ذلك على التفاعل مع المادة ويضمن أنك فهمتها حقًا.

عندما تنظم معرفتك بشكل منهجي، فإنك تقوم بإنشاء بنية مبسطة تسمح لك بالعثور على المعلومات واسترجاعها واستخدامها بسرعة. مع قيامك بجمع المزيد من المعرفة وتطور احتياجاتك، يجب أن يتكيف هيكل PKM الخاص بك لاستيعاب مسارات العمل والأولويات والأدوات الجديدة.

توزيع المعرفة وتطبيقها

إن إدارة المعرفة الشخصية تصبح حقيقة عندما تتم مشاركة المعلومات وتطبيقها. إحدى أكثر الطرق فعالية لترسيخ ما التقطته وتعلمته هي مشاركته مع الآخرين. يمكن أن يكون ذلك من خلال التدريس أو التعاون مع الزملاء أو المناقشات غير الرسمية.

إلى جانب المشاركة، تكمن قيمة نظام إدارة المعرفة الشخصية في قدرته على إعلام قراراتك وتوجيه الإجراءات. يمكنك تحويل الرؤى المخزنة في نظام PKM الخاص بك إلى قوائم مهام أو أهداف. على سبيل المثال، يمكن أن تصبح رسائل البريد الإلكتروني وملاحظات الاجتماعات مهام قابلة للتنفيذ، بينما يمكن استخدام الملاحظات من كتاب القيادة لتحسين ديناميكيات الفريق.

وأخيرًا، يمكن لنظام إدارة المعرفة الشخصية الخاص بك أن يصبح أداة قوية لحل المشكلات بطريقة إبداعية من خلال استكشاف الروابط بين الأفكار التي تبدو غير ذات صلة. يتيح لك ذلك اكتشاف الحلول الإبداعية غير الواضحة.

يعد نظام إدارة المعرفة الشخصية المصمم جيدًا إطارًا لالتقاط المعرفة وتنظيمها وتطبيقها لتعزيز التعلم وصنع القرار والإبداع. من خلال دمج هذه المبادئ في روتينك، يمكنك تحويل الأفكار المتناثرة إلى رؤى ذات معنى ونتائج قابلة للتنفيذ.