إذا كنت تستخدم جداول بيانات Google بانتظام، فمن المحتمل أنك على دراية بتلك الأدوات التي تستخدمها كثيرًا. ومع ذلك، هناك العديد من الميزات في تطبيق جداول البيانات هذا التي تمر دون أن يلاحظها أحد ولا يتم استخدامها بشكل كافٍ.
سنتعرف هنا على العديد من ميزات جداول بيانات Google الرائعة التي قد تصبح المفضلة لديك بسرعة. رئيس ل جداول بيانات جوجل، وقم بتسجيل الدخول باستخدام حساب Google الخاص بك، وجرب بعضًا من هذه الجواهر المخفية.
1. استخراج البيانات من شريحة ذكية
إذا استفدت من الشرائح الذكية الموجودة في تطبيقات Google، فسوف يسعدك معرفة أنه يمكنك فعل المزيد باستخدامها. بعد قيامك بإدخال شريحة ذكية، يمكنك استخراج البيانات منها ووضعها في الورقة الخاصة بك، مما يجعل الرقائق أكثر فائدة.
يمكنك حاليًا استخراج البيانات من الشرائح الذكية الخاصة بالأشخاص والملفات وأحداث التقويم. يتضمن ذلك الاسم والبريد الإلكتروني والمالك واسم الملف والملخص والموقع.
- بعد إدخال شريحة ذكية، قم بتمرير مؤشر الماوس فوقها، أو تحديدها، أو النقر بزر الماوس الأيمن. ثم اختر استخراج البيانات.
- عند فتح الشريط الجانبي، استخدم يستخرج علامة التبويب لتحديد خانات الاختيار لتلك العناصر التي تريد استخراجها.
- استخدم ال استخراج ل الحقل لإدخال أو تحديد موقع الورقة حيث تريد البيانات.
- يختار يستخرج وسترى بياناتك معروضة في موقعك المحدد.
إذا كنت بحاجة إلى تحديث البيانات المستخرجة، يمكنك استخدام تحديث وإدارة علامة التبويب في الشريط الجانبي.
2. إنشاء رمز الاستجابة السريعة
تعد رموز QR من الطرق الشائعة لمشاركة المعلومات وتوجيه الأشخاص إلى موقع الويب الخاص بك وحتى تقديم الخصومات. بواسطة إنشاء رمز الاستجابة السريعة الخاص بك في جداول بيانات Google بدون إضافات أو أدوات تابعة لجهات خارجية، يمكنك أنت أو المتعاونون معك اتخاذ الإجراء بسرعة.
لإنشاء رمز الاستجابة السريعة، ستستخدم وظيفة Google Sheets IMAGE ورابطًا إلى عنوان URL الجذر لـ Google: https://chart.googleapis.com/chart?.
سنقوم هنا بالربط بموقع الويب في الخلية A1 باستخدام الصيغة أدناه. ضع الصيغة في الخلية التي تريد رمز الاستجابة السريعة فيها.
=IMAGE(“https://chart.googleapis.com/chart?chs=500×500&cht=qr&chl=”&ENCODEURL(A1))
استخدم الوسيطات التالية لإنشاء الصيغة الخاصة بك:
- حجة CHS: تحديد أبعاد رمز الاستجابة السريعة بالبكسل (chs=500×500).
- حجة تشيت: حدد رمز الاستجابة السريعة (cht=qr).
- حجة CHL: اختر بيانات عنوان URL (chl=”&ENCODEURL(A1)).
ثم استخدم عامل علامة الضم (&) لتوصيل الوسائط.
بمجرد رؤية الرمز، قد تحتاج إلى تغيير حجم الصف و/أو العمود لعرض حجمه الكامل. ثم، مسح رمز الاستجابة السريعة للتأكد من أنه يعمل كما تتوقع.
يمكنك أيضًا استخدام الوسائط الاختيارية لتشفير البيانات بطريقة معينة أو تعيين مستوى تصحيح. لمعرفة المزيد عن هذه الحجج، راجع الصفحة المرجعية للرسوم البيانية لجوجل لرموز QR.
3. قم بإدراج قائمة منسدلة
تعد القوائم المنسدلة أدوات رائعة لإدخال البيانات. من خلال تحديد عنصر من القائمة، يمكنك التأكد من إدخال البيانات التي تريدها ويمكنك تقليل الأخطاء في نفس الوقت.
منذ تقديم القوائم المنسدلة في جداول البيانات، تم تحسين الميزة لتمنحك طريقة أبسط لإنشاء هذه القوائم المفيدة وإدارتها.
- قم بإدراج قائمة منسدلة عن طريق القيام بأحد الإجراءات التالية:
- يختار إدراج > اسقاط من القائمة.
- انقر بزر الماوس الأيمن واختر اسقاط.
- اكتب ال @ (في) الرمز واختيار هبوط قطرة في قسم المكونات.
- سترى بعد ذلك الشريط الجانبي لقواعد التحقق من صحة البيانات مفتوحًا. أدخل موقع القائمة في تنطبق على النطاق المربع وتأكيد ذلك اسقاط تم تحديده في القائمة المنسدلة “المعايير”.
- ثم قم بإضافة عناصر القائمة الخاصة بك في خيار المربعات وحدد الألوان اختياريًا لها على اليسار.
- لعرض نص التعليمات، اختر الإجراء الخاص بالبيانات غير الصالحة، أو اختر نمط العرض، وقم بتوسيع قسم الخيارات المتقدمة.
- عند الانتهاء، حدد منتهي. ثم استخدم القائمة المنسدلة الجديدة لإدخال البيانات في الورقة الخاصة بك.
4. التحقق من صحة عنوان البريد الإلكتروني
عندما يكون لديك جدول بيانات يحتوي على عناوين البريد الإلكتروني، سواء Gmail أو Outlook أو أي شيء آخر، فقد ترغب في التأكد من صحتها. على الرغم من أن جداول البيانات لا توضح لك ما إذا كان العنوان شرعيًا، فإنها توضح لك ما إذا كان منسقًا بشكل صحيح باستخدام الرمز @ (At) والمجال.
- حدد الخلية (الخلايا) التي تريد التحقق منها وانتقل إليها بيانات > تأكيد صحة البيانات في القائمة.
- عند فتح الشريط الجانبي لقواعد التحقق من صحة البيانات، حدد أضف القاعدة، قم بتأكيد أو ضبط الخلايا الموجودة في تنطبق على النطاق المجال، واختر النص هو بريد إلكتروني صالح في المربع المنسدل المعايير.
- اختياريًا، حدد الخيارات المتقدمة مثل عرض نص المساعدة أو عرض تحذير أو رفض الإدخال. يختار منتهي لحفظ وتطبيق قاعدة التحقق من الصحة.
يمكنك بعد ذلك اختبار التحقق من الصحة والخيارات عن طريق إدخال عنوان بريد إلكتروني غير صالح.
5. قم بإنشاء وظيفة مخصصة
هل أنت من محبي استخدام الوظائف والصيغ في جداول بيانات Google؟ إذا كان الأمر كذلك، لماذا لا تخلق بنفسك؟ باستخدام ميزة الوظيفة المخصصة، يمكنك إعداد وظيفتك الخاصة وإعادة استخدامها وقتما تشاء.
- يختار بيانات > الوظائف المسماة من القائمة.
- في الشريط الجانبي للوظائف المُسمّاة الذي يفتح، استخدم إضافة وظيفة جديدة في الأسفل لإنشاء وظيفتك المخصصة. يمكنك أيضًا الاطلاع على مثال أو مشاهدة العرض التوضيحي أو معرفة المزيد حول الميزة.
- أدخل اسم الوظيفة، والوصف، والعناصر النائبة للوسيطة بشكل اختياري. أدخل الصيغة التي تريد استخدامها لتحديد الوظيفة ثم حددها التالي.
- تحقق من معاينة الوظيفة واختر إما خلف لإجراء تغييرات أو يخلق لحفظ الوظيفة الجديدة. لاحظ أنه يمكنك أيضًا إضافة وسائط اختيارية إذا لزم الأمر.
- سترى بعد ذلك الوظيفة في قائمة الشريط الجانبي. أدخله في خلية في الورقة الخاصة بك لاختباره.
إذا كنت بحاجة إلى إجراء تعديلات، فأعد فتح الشريط الجانبي للوظائف المُسمّاة، وحدد ثلاث نقاط على يمين الدالة، ثم اختر يحرر.
6. استخدم أداة تقطيع البيانات لتصفية المخطط
توفر لك المخططات طرقًا سهلة الاستخدام وفعالة لعرض بياناتك. باستخدام مقسم طريقة العرض، يمكنك تصفية البيانات التي يتم عرضها في المخطط. يعد هذا مناسبًا لمراجعة أجزاء معينة من بيانات المخطط عند الحاجة.
أدخل أداة تقطيع اللحم
بعد إدراج المخطط الخاص بك، حدده وانتقل إلى بيانات > أضف قطاعة في القائمة.
عندما يفتح الشريط الجانبي، افتح بيانات علامة التبويب، قم بتأكيد نطاق البيانات في الجزء العلوي، ثم اختر العمود الذي سيتم استخدامه لعامل التصفية.
ستشاهد أداة القطع تظهر على شكل مستطيل أسود اللون يمكنك تحريكه أو تغيير حجمه كما تريد.
استخدم القطاعة
بمجرد حصولك على أداة التقطيع، حدد منقي الزر الموجود على اليسار أو القائمة المنسدلة سهم على اليمين. بعد ذلك، حدد البيانات التي تريد رؤيتها في المخطط والتي تضع علامات اختيار بجوار تلك العناصر.
يختار نعم وسترى تحديث الرسم البياني الخاص بك على الفور.
لإرجاع المخطط إلى طريقة العرض الأصلية التي تعرض كافة البيانات، افتح عامل التصفية واختر اختر الكل > نعم.
7. حساب البيانات بسرعة
في بعض الأحيان تريد أن ترى عملية حسابية سريعة دون إضافة صيغة إلى الورقة الخاصة بك. في جداول بيانات Google، يمكنك ببساطة تحديد القيم ثم اختيار عملية حسابية لعرضها دون أي عمل إضافي.
- حدد البيانات التي تريد حسابها ثم انظر إلى أسفل يمين صف علامة التبويب. سترى قائمة الحساب باللون الأخضر والتي تحتوي على مجموع بياناتك.
- افتح تلك القائمة واختر العملية الحسابية التي تريد إجراؤها. سترى النتيجة الجديدة في تلك القائمة.
- يمكنك أيضًا ببساطة فتح القائمة لرؤية جميع الحسابات المتاحة في الوقت الفعلي.
إذا قررت تضمين العملية الحسابية في ورقتك، فاحتفظ بالخلية محددة ثم اخترها يستكشف على يمين علامات تبويب الأوراق.
عند فتح الشريط الجانبي، اسحب العملية الحسابية التي تريد استخدامها إلى خلية في الورقة.
8. اكتشف طرقًا لتقديم بياناتك
ربما لديك بيانات في جدول البيانات الخاص بك ولكنك غير متأكد من أفضل طريقة لعرضها أو تحليلها. باستخدام ميزة الاستكشاف، يمكنك الاطلاع على طرق سريعة متنوعة لعرض بياناتك ومراجعة التفاصيل المتعلقة بها وطرح الأسئلة.
حدد البيانات الخاصة بك واختيار يستكشف في أسفل اليمين.
عند فتح الشريط الجانبي “استكشاف”، سترى خيارات لبياناتك. اكتب سؤالاً في قسم الإجابات، أو قم بتطبيق اللون باستخدام قسم التنسيق، أو قم بإدراج مخطط من قسم التحليل.
بعد الانتهاء، ما عليك سوى استخدام X في أعلى يمين الشريط الجانبي لإغلاقه.
9. طلب الموافقات على الورقة
إذا كنت تستخدم حساب Google Workspace للأعمال أو التعليم، فاطلع على ميزة “الموافقات”. ومن خلاله، يمكنك طلب الموافقات من الآخرين وتتبع ما تمت الموافقة عليه وما لم يتم الموافقة عليه.
اذهب إلى ملف وحدد الموافقات.
عند فتح الشريط الجانبي للموافقات، اختر تقديم طلب.
في النافذة المنبثقة، أضف الأشخاص الذين تريد الموافقة على طلبك ورسالة اختياريًا. يمكنك أيضًا تضمين تاريخ استحقاق، أو السماح للموافقين بتحرير الورقة، أو قفل الملف قبل إرسال طلبك للموافقة. يختار ارسل طلب عندما تنتهي.
إذا لم تكن قد قمت بمشاركة المستند مع المعتمدين بالفعل، فسوف يُطلب منك القيام بذلك وتعيين الأذونات.
يمكنك بعد ذلك عرض الحالة من خلال العودة إلى الشريط الجانبي للموافقات.
10. قم بإعداد تنسيق مخصص للتاريخ والوقت
على الرغم من أن جداول بيانات Google توفر العديد من الطرق المختلفة لتنسيق التواريخ والأوقات، فربما تريد شيئًا محددًا. يمكنك إنشاء تنسيق التاريخ والوقت الخاص بك بالبنية والألوان والنمط الذي تريده.
- حدد الخلية (الخلايا) التي تحتوي على التاريخ أو الوقت وانتقل إلى شكل > رقم > تاريخ مخصص و الوقت. وبدلاً من ذلك، يمكنك تحديد خيار “مزيد من التنسيقات” في شريط الأدوات واختياره تاريخ مخصص و الوقت.
- عندما تفتح النافذة، سترى التنسيق الحالي للتاريخ و/أو الوقت. حدد عنصرًا موجودًا في الأعلى لتغيير التنسيق أو حذفه.
- لإضافة عنصر مختلف، حدد السهم الموجود على الجانب الأيمن واختر واحدًا من القائمة. يمكنك بعد ذلك تنسيق هذا العنصر باستخدام السهم الخاص به.
- عند الانتهاء، حدد يتقدم لاستخدام تنسيق التاريخ والوقت المخصص، ومن المفترض أن تشاهد تحديث الورقة الخاصة بك.
باستخدام ميزات جداول بيانات Google هذه، يمكنك إجراء المزيد باستخدام بياناتك. تأكد من تجربة واحد أو أكثر ومعرفة ما هو مفيد بالنسبة لك.
للحصول على البرامج التعليمية ذات الصلة، انظر كيفية العثور على التكرارات في جداول بيانات Google باستخدام خيارات التنسيق الشرطي.
