أساسيات مؤتمرات الفيديو عبر الإنترنت: نصائح للتحضير والمشاركة
تبدو مؤتمرات الفيديو عبر الإنترنت بسيطة للوهلة الأولى؛ فكل ما تحتاجه هو تشغيل جهازك المحمول والنقر على تطبيق الاجتماع الافتراضي لتفعيل كاميرا الويب. لكن هذه السهولة التي تربطنا بالتكنولوجيا قد تجعلك تتغاضى عن التفاصيل الصغيرة التي قد تعيق انطباعك أمام زملائك على الشاشة.
قد تواجه تحديات مع التكنولوجيا أو بيئة منزلك، لذا فإن التحضير الجيد للاجتماع لا يقل أهمية عن حضوره. وبمجرد انضمامك، ستكون طريقة تفاعلك هي العامل الحاسم لتعزيز حضورك.
في النهاية، أصبحت مؤتمرات الفيديو عبر الإنترنت جزءًا لا يتجزأ من حياتنا. سواء أحببتها أو كرهتها، عليك التعامل معها. فلماذا لا تستفيد من ورقة الغش أدناه لتحقيق أقصى استفادة من هذه الاجتماعات؟
تحميل مجاني: ورقة الغش هذه متوفرة كـ PDF قابل للتنزيل من شريك التوزيع لدينا، TradePub. ستحتاج إلى ملء نموذج قصير للوصول إليها لأول مرة فقط. قم بتحميل أساسيات مؤتمرات الفيديو عبر الإنترنت.
أساسيات مؤتمرات الفيديو عبر الإنترنت
| التحضير | |
|---|---|
| التزم بقواعد اللباس | تعامل مع الاجتماع الافتراضي كما لو كان اجتماعًا حضوريًا، والتزم بمعايير مكان العمل. |
| اعتنِ بمظهرك الشخصي قبل بدء الاجتماع. | |
| قدم نفسك بمظهر احترافي ليضفي شعورًا بالطبيعية على المحادثة عن بُعد. | |
| تجنب الألوان الصارخة أو الداكنة جدًا، فقد تؤثر على كاميرا الويب وإعدادات السطوع التلقائي. | |
| اجلس بوضعية جيدة مواجهًا الكاميرا. | |
| جهّز معداتك | اختر كرسيًا مريحًا للجلوس طوال الاجتماع. |
| استخدم شاشة تتيح لك رؤية الشرائح والبيانات بوضوح (شاشة الهاتف مناسبة للاجتماعات غير الرسمية فقط). | |
| استثمر في سماعات رأس عالية الجودة مزودة بخاصية إلغاء الضوضاء. | |
| تعرّف على تطبيق المحادثة المستخدم، مع التركيز على الإعدادات التي قد تحتاجها أثناء الاجتماع. | |
| تجنب الإضاءة الخلفية التي قد تخفي وجهك، واستخدم الضوء الطبيعي أو الإضاءة العلوية. | |
| تأكد من توفر سرعة إنترنت جيدة (20 ميجابت/ثانية على الأقل) لتجنب تشويش الفيديو. | |
| حضّر اتصالاً احتياطيًا للاجتماعات المهمة، مثل نقطة اتصال Wi-Fi مستقلة. | |
| أغلق التطبيقات غير الضرورية في الخلفية وأوقف البث المباشر في المتصفح. | |
| ضع كاميرا الويب على مستوى العين لتحافظ على تواصل بصري مع فريقك. | |
| اختبر معداتك مع زميل قبل الاجتماع ببضع دقائق لتجنب المشكلات التقنية. | |
| شغّل الكاميرا مسبقًا لمعاينة الإطار وتأثير الإضاءة (المزيد من الضوء أفضل). | |
| عطّل الإشعارات أثناء الاجتماع للحفاظ على تركيزك. | |
| إذا كنت ستشارك شاشتك، تأكد من إخفاء أي بيانات شخصية. | |
| نظّم بيئتك | كتم صوت هاتفك المحمول لتجنب المقاطعات. |
| رتب غرفتك ومكتبك لتبدو نظيفة ومهنية. | |
| تأكد من أن الخلفية خالية من أي عناصر غير لائقة أو مشتتة. | |
| استخدم خلفية افتراضية في تطبيقات مثل Zoom أو Microsoft Teams لإخفاء الفوضى. | |
| احتفظ بالماء أو الشاي/القهوة بالقرب منك. | |
| اختر مكانًا هادئًا ومغلقًا إن أمكن لتجنب التشويش. | |
| أخبر عائلتك بموعد الاجتماع مسبقًا. | |
| تأكد من شغل أطفالك بأنشطة أثناء الاجتماع. | |
| أبعد حيواناتك الأليفة عن منطقة الاجتماع. | |
| إدارة وقتك | حدد مواعيد الاجتماعات الافتراضية مسبقًا. |
| كن دائمًا في الموعد، ويفضل الانضمام قبل بدء الاجتماع بضع دقائق. | |
| أبلغ منظم الاجتماع مسبقًا إذا كنت ستتأخر أو لن تتمكن من الحضور. | |
| جهّز معداتك وشغّلها مبكرًا لتجنب الأعطال اللحظية. | |
| لا تشارك في اجتماع افتراضي أثناء القيادة، فهذا غير آمن وغير فعّال. | |
| فكر في استخدام الصوت فقط كحل أخير. | |
| نظّم أفكارك | إذا كنت ستقود الاجتماع، حدد جدول أعمال مع أوقات بدء وانتهاء واضحة. |
| احتفظ بجميع بياناتك في متناول يدك أو في مجلد يسهل الوصول إليه على جهازك. | |
| ضع علامات مرجعية لأي محتوى متعلق بالاجتماع. | |
| نظّم سطح مكتبك الرقمي للوصول السريع إلى المعلومات المهمة. | |
| دوّن أسئلتك لتطرحها في الوقت المناسب. | |
| شارك الملفات والمحتوى مع المشاركين قبل الاجتماع ليكون الجميع جاهزًا للنقاش. | |
| المشاركة | |
| التزم بآداب السلوك | قدّم نفسك إذا لم يكن جميع أعضاء الفريق يعرفون بعضهم البعض. |
| استخدم الفيديو دائمًا، فتعبيرات الوجه تعوض غياب لغة الجسد. | |
| استخدم إشارات بصرية (مثل رفع اليد) للدلالة على رغبتك في الحديث. | |
| شارك بنشاط وتحدث بوضوح في الميكروفون؛ فالصمت أو إيقاف الكاميرا يشبه الغياب في اجتماع حقيقي. | |
| كتم الميكروفون عندما لا تتحدث لتجنب الضوضاء الخلفية. | |
| إذا احتجت للتحرك لأمر شخصي، أوقف الفيديو مؤقتًا لتجنب التشتيت. | |
| انتظر حتى ينتهي المتحدث قبل الكلام، لأن التأخير عبر الإنترنت قد يسبب تداخل الأصوات. | |
| ابقَ حاضرًا | تجنب تعدد المهام أو تصفح مواقع مثل فيسبوك وتويتر أثناء الاجتماع. |
| لا تأكل أثناء الاجتماع، لكن لا بأس باحتساء الماء أو الشاي/القهوة. | |
| للتواصل البصري، انظر إلى الكاميرا وليس إلى وجه الشخص على الشاشة. | |
| استخدم خاصية الدردشة النصية إن وجدت للأسئلة أو مشاركة المستندات. | |
| ودّع الجميع بابتسامة في النهاية، والدردشة غير الرسمية تضفي جوًا إيجابيًا. | |
| إذا كنت تقود الاجتماع، تأكد من أن تكون آخر من يغادر. | |
اجتماعات الفيديو عبر الإنترنت أصبحت واقعًا دائمًا
بالطبع، الأمر لا يقتصر على التكنولوجيا فقط. بعض اللمسات الاجتماعية البسيطة يمكن أن تعزز حضورك في أي اجتماع افتراضي. فمؤتمرات الفيديو تجعل الجميع مرئيًا بشكل مباشر، لكن الإطار الصغير لا يكفي لنقل لغة جسدك أو مشاعرك أثناء تفاعلك مع فريقك.
لهذا السبب، تُعد التفاصيل الدقيقة المذكورة أعلاه ضرورية بغض النظر عن أداة الاجتماع التي تستخدمها للتعاون مع فريقك. باختصار، لإتقان آداب اجتماعات الفيديو عبر الإنترنت، تجنب أي تصرف لن تقوم به في اجتماع حضوري.
مصدر الصورة: Visuals على Unsplash
