كيفية استخدام التحقق من صحة البيانات في جداول بيانات جوجل

من خلال التحقق من صحة البيانات في جداول بيانات Google، يمكنك إزالة الإدخالات غير الصحيحة عن طريق التحقق من البيانات بمجرد إدخالها. يتيح لك ذلك تأكيد النص والأرقام والتواريخ وأنواع البيانات الأخرى باستخدام قواعد بسيطة تقوم بإعدادها.

نظرًا لوجود عدة أنواع من قواعد التحقق من الصحة التي يمكنك تطبيقها على مجموعة البيانات الخاصة بك، فلنتعرف على كل قاعدة على حدة حتى تتمكن من اختيار القاعدة التي تناسبك بشكل أفضل.

التحقق من صحة النص

باستخدام ميزة التحقق من صحة النص في جداول بيانات Google، يمكنك التحقق من الإدخالات التي تحتوي على نص معين أو لا تحتوي عليه أو تتطابق معه. يمكنك أيضًا التحقق من صحة الخلية لعنوان بريد إلكتروني أو عنوان URL.

على سبيل المثال، سوف نقوم بالتحقق من صحة النص الموجود في خليتنا للتأكد من أنه يحتوي على “معرف” لأرقام منتجاتنا.

حدد الخلية أو النطاق واستخدمه بيانات > تأكيد صحة البيانات لفتح الشريط الجانبي واختيار أضف القاعدة.

النصائح التقنية عبر الإنترنت مدعومة من قبل القارئ. قد نكسب عمولة عند الشراء من خلال الروابط الموجودة على موقعنا. يتعلم أكثر.

تنطبق على النطاق: قم بتأكيد الخلية أو النطاق واستخدم الرمز الموجود على اليمين لإضافة نطاق خلايا آخر. ملاحظة: كما هو موضح أدناه، يجب عليك استخدام اسم الورقة (علامة التبويب) مع مرجع الخلية أو نطاق البيانات. اسم الورقة لدينا هو التواريخ.

معايير: اختر خيار النص الذي تريد استخدامه وأدخل النص في الحقل الموجود أسفله. على سبيل المثال، نختار “يحتوي على نص” وندخل “المعرف”.

خيارات متقدمة: لإظهار نص التعليمات وإدخاله أو اختيار تحذير أو رفض للبيانات غير الصالحة، قم بالتوسيع خيارات متقدمة، ووضع علامة على تلك التي تريد استخدامها.

اختر done لتطبيق القاعدة. يمكنك بعد ذلك اختبار قاعدة التحقق من صحة البيانات الخاصة بك. أدخل إدخالاً صالحًا ثم إدخالاً غير صالح للتأكد من أن القاعدة تعمل كما تتوقع.

التحقق من صحة التواريخ

للتحقق من صحة التواريخ في جداول بيانات Google، لديك عدة خيارات. يمكنك التحقق من وجود تاريخ في أو بعد أو قبل أو بين تاريخ صالح.

على سبيل المثال، قد ترغب في التأكد من أن التواريخ التي تم إدخالها تقع بعد تاريخ معين، مثل 1 يناير 2023، للبيانات المالية لعام 2023 لشركتك.

حدد الخلية أو النطاق واستخدمه بيانات > تأكد صحة البيانات لفتح الشريط الجانبي واختيار أضف القاعدة.

تنطبق على النطاق: قم بتأكيد الخلية أو النطاق وإضافة خلية أو نطاق آخر بشكل اختياري.

معايير: اختر خيار التاريخ الذي تريد استخدام القائمة المنسدلة أو حقل النص لاختيار التاريخ المقابل أو إدخاله. على سبيل المثال، نختار “التاريخ بعد”، واختر “التاريخ المحدد”، وأدخل “1/1/23” في الحقل الموجود أسفله.

خيارات متقدمة: مثل التحقق من صحة النص أعلاه، يمكنك توسيع هذا القسم لإضافة نص تعليمات واختيار إجراء إدخال غير صالح.

يختار منتهي عندما تنتهي. يمكنك بعد ذلك اختبار التحقق من صحة التاريخ عن طريق إدخال تاريخ صالح وغير صالح وفقًا لقاعدتك.

التحقق من صحة الأرقام

إذا كنت تريد التحقق من صحة الأرقام في جداول البيانات، يمكنك إعداد قاعدة تتحقق من تلك الأرقام الأكبر من أو الأقل من أو التي تساوي أو بين أو أكثر.

في هذا المثال، نريد التأكد من أن الرقم الذي تم إدخاله يتراوح بين 1 و17 للآباء الذين يدخلون عمر طفلهم القاصر.

حدد الخلية أو النطاق، ثم اختر بيانات > تأكيد صحة البيانات، و اختار أضف القاعدة.

تنطبق على النطاق: قم بتأكيد الخلية أو النطاق وإضافة خلية أو نطاق آخر بشكل اختياري.

معايير: اختر خيار التاريخ الذي تريد استخدامه وأدخل النص في الحقل الموجود أسفله. على سبيل المثال، نختار “هل بين” وندخل “1” في الحقل الأول و”17″ في الحقل الثاني.

خيارات متقدمة: مثل عمليات التحقق من الصحة المذكورة أعلاه، قم بتوسيع هذا القسم لإضافة نص تعليمات واختيار إجراء بيانات غير صالح.

يختار منتهي لتطبيق القاعدة. اختبر قاعدة التحقق من صحة الرقم الخاص بك عن طريق إدخال رقم صحيح ورقم غير صحيح.

إنشاء قائمة منسدلة

القوائم المنسدلة هي نوع آخر من أنواع التحقق من الصحة يمكنك استخدامه في جداول البيانات. والأمر المختلف في ذلك هو أنه يمكنك إدراج قائمة منسدلة باستخدام قائمة “إدراج” أو “بيانات”. وفي كلتا الحالتين، ستستخدم الشريط الجانبي للتحقق من صحة البيانات لإعداد قائمة العناصر.

هنا، سنقوم بإعداد قائمة منسدلة لاختيار عنصر القائمة.

قم بأحد الإجراءات التالية لإضافة قائمة منسدلة:

• حدد الخلية واختر إدراج > اسقاط في القائمة. سيتم فتح الشريط الجانبي.
• انقر بزر الماوس الأيمن فوق الخلية واختر اسقاط.
• حدد الخلية، اختر بيانات > تأكيد صحة البيانات، و اختار اسقاط في قائمة المعايير في الشريط الجانبي.

أدخل عناصر القائمة الخاصة بك في حقلي الخيار 1 والخيار 2 واستخدم أضف عنصرًا آخر زر لتضمين المزيد. يمكنك أيضًا إعادة ترتيب العناصر باستخدام شبكة الأيقونات الموجودة على يسار كل منها.

اختر لونًا لكل عنصر قائمة في لوحة الألوان المربع المنسدل على اليسار.

خيارات متقدمة: قم بتوسيع هذا القسم لإظهار نص التعليمات، واختر إجراء بيانات غير صالح، ثم اختر نمط العرض للقائمة.

يختار منتهي عند الانتهاء، وسترى القائمة المنسدلة جاهزة للبدء.

قم بإدراج خانة اختيار

على غرار التحقق من صحة القائمة المنسدلة أعلاه، يمكنك إضافة مربع اختيار إلى خلية باستخدام أحد الخيارين وتخصيص القيم في الشريط الجانبي للتحقق من صحة البيانات.

سنضيف هنا مربعات اختيار لإضافة الأطباق إلى وجباتنا.

• حدد الخلية واختر إدراج > خانة الاختيار في القائمة. سيتم فتح الشريط الجانبي.
• حدد الخلية، اختر بيانات > تأكيد صحة البيانات، و اختار خانة الاختيار في قائمة المعايير في الشريط الجانبي.

لاستخدام قيم محددة لحالات المربعات المحددة وغير المحددة، قم بوضع علامة على الخيار استخدم قيم الخلايا المخصصة وأدخل تلك التي تريد استخدامها. على سبيل المثال، ندخل “نعم” و”لا”.

خيارات متقدمة: قم بتوسيع هذا القسم لإظهار نص المساعدة واختيار إجراء إدخال غير صالح.

يختار منتهي لتطبيق قاعدة خانة الاختيار على الخلية أو نطاق الخلايا.

استخدم صيغة مخصصة

هناك طريقة أخرى لاستخدام التحقق من صحة البيانات وهي استخدام صيغة مخصصة في جداول بيانات Google. يعد هذا خيارًا جيدًا عندما لا تنطبق أي من القواعد المحددة مسبقًا أعلاه. يمكنك القيام بأشياء مثل التأكد من أن الخلية تحتوي على نص أو تحديد عدد الأحرف في الخلية.

على سبيل المثال، سنقوم بإعداد قاعدة التحقق من الصحة للتحقق من وجود نص في الخلية. إذا تم إدخال رقم أو تاريخ، فسيؤدي ذلك إلى استدعاء إجراء البيانات غير الصالح.

حدد الخلية أو النطاق ثم اختر بيانات > تأكيد صحة البيانات.

تنطبق على النطاق: قم بتأكيد الخلية أو النطاق وإضافة خلية أخرى بشكل اختياري.

معايير: اختر “الصيغة المخصصة” وأدخل الصيغة في الحقل الموجود أسفلها. باستخدام مثالنا، نقوم بإدخال الصيغة “=ISTEXT(A2)” للتحقق من أن الخلية A2 تحتوي على نص.

خيارات متقدمة: قم بتوسيع هذا القسم لإدخال نص المساعدة واختيار إجراء بيانات غير صالح. على سبيل المثال، سنضع علامة على خيار إظهار نص المساعدة وإدخال رسالة مخصصة لعرضها مع رفض الإدخال.

يختار منتهي لتطبيق القاعدة. بعد ذلك، قم بإجراء اختبار لقاعدة التحقق الجديدة عن طريق إدخال البيانات الصالحة وغير الصالحة للتأكد من أن الصيغة تعمل كما هو متوقع. في لقطة الشاشة أدناه، يمكنك رؤية رسالتنا بشأن الإدخال غير الصالح.

تحرير أو إزالة التحقق من صحة البيانات

إذا كنت تريد تغييرها أو إزالتها ببساطة بعد إعداد قاعدة التحقق من صحة البيانات، فمن السهل القيام بكلا الأمرين.

حدد الخلية أو النطاق الذي يحتوي على التحقق من الصحة ثم اختر بيانات > تأكيد صحة البيانات في القائمة لفتح الشريط الجانبي.

ثم قم بأحد الإجراءات التالية:

• لتحرير قاعدة، حددها، وقم بإجراء التغييرات، ثم اختر منتهي لحفظه.
• لإزالة قاعدة، قم بتمرير مؤشر الماوس فوقها وحدد أيقونة مسح  (سلة المهملات).
• لإزالة كل قاعدة في القائمة، استخدم حذف الكل زر.

باستخدام ميزة التحقق من صحة البيانات في جداول بيانات Google، يمكنك التأكد من إدخال بياناتك بشكل صحيح. سواء قمت بإظهار رسالة تحذير أو توفير خيارات القائمة المنسدلة، يمكنك أن توفر على نفسك عناء التحقق من البيانات غير الصالحة لاحقًا.