تعد مخططات جانت طريقة شائعة لتتبع المشاريع، خاصة للفرق التي تحتاج إلى وضع مدة المهمة في الاعتبار. باستخدام مخطط جانت بشكل فعال، يمكنك التأكد من عدم تداخل المهام المختلفة مع بعضها البعض، وحتى تحديد متى يجب أن تنتهي إحداها حتى تتمكن الأخرى من البدء.
هناك عدة طرق لإنشاء مخططات جانت، ولكننا سنوضح لك في هذه المقالة كيفية إنشاء واحدة من خلال برنامج ربما يكون متوفرًا لديك: Microsoft Excel. على الرغم من أنه ربما لن يتفوق على البرامج المخصصة عند إدارة عدد كبير من المهام، إلا أنه يعد بديلاً جيدًا تمامًا للمشاريع الصغيرة.
كيفية إنشاء مخططات جانت في مايكروسوفت إكسل
إن الشيء الجميل في إنشاء مخطط جانت في Excel هو أنك ربما تمتلك بالفعل نسخة من جدول البيانات وتعرف كيفية استخدامه. إذا لم يكن الأمر كذلك، فنوصيك بمراجعة البرنامج التعليمي لبرنامج Excel. تحتوي أحدث الإصدارات من Microsoft Excel (نستخدم Office Online لهذا الدليل، على الرغم من أنه يمكنك أيضًا الحصول على Office 365 مجانًا) على قالب Gantt، لذلك دعونا نلقي نظرة سريعة على ذلك قبل أن نوضح لك كيفية إنشاء قالب Gantt الخاص بك .
قالب جانت لمايكروسوفت إكسل
قبل البدء في إنشاء مخطط من البداية، يرجى ملاحظة أن هناك قالب جانت مضمنًا في Excel. إذا كنت تستخدم Office Online، فهو أحد المصنفات المتوفرة في شاشة Excel الرئيسية
قالب مخطط جانت جيد جدًا. يمكنك إدخال بياناتك في جدول، والذي يقوم بعد ذلك بتصدير البيانات تلقائيًا إلى مخطط شريطي مقلوب. نوصي بالعبث بها قليلاً لمعرفة ما هو ممكن باستخدام مخططات Excel Gantt. ومع ذلك، فإن القالب غير مرن بعض الشيء، لذا إذا لم يناسبك، فسيتعين عليك إنشاء مخططات جانت الخاصة بك من البداية.
إنشاء مخطط جانت الخاص بك
- إذا كنت تريد أن تسير الأمور بالطريقة التي تريدها تمامًا، فستحتاج إلى البدء بمصنف فارغ. للقيام بذلك، حدد الزر مصنف فارغ جديد من الشريط العلوي – إلى اليسار – وانتظر حتى يتم تحميله. بمجرد الانتهاء من ذلك، سيظهر لك جدول بيانات فارغ.
- قبل أن تتمكن من إنشاء مخطط جانت، تحتاج إلى تجميع بعض البيانات. لأغراض التوضيح، سنتظاهر بأن لدينا خمس مهام ونرقمها من 1 إلى 5. وتنتقل هذه المهام إلى العمود A. وفي العمود B، أضف بعض تواريخ البدء الوهمية لأربع المهام – وتأكد من ضبط الخلايا لقبول التواريخ. وأخيرًا، في العمود C، قم بتعيين مدة كل مهمة بالأيام.
إذا أردت، يمكنك أيضًا إضافة تاريخ انتهاء في العمود C، ثم طرح التواريخ تلقائيًا وعرض المدة الناتجة في العمود D. ومع ذلك، لأغراض إعداد مخطط جانت فقط، يتم تحديد تاريخ البدء والمدة كافٍ.
- بعد أن أصبحت التواريخ جاهزة، فإن الخطوة التالية هي إنشاء ملف مخطط مكدس بناءً على تاريخ بدء مهامنا. للقيام بذلك، تحتاج إلى تحديد كافة البيانات الموجودة في الجدول، من A1 إلى C6، ثم التحديد إدراج في أعلى الصفحة (اقرأ كل ما يتعلق بإنشاء المخططات في Excel).
- سيتغير شريط الأدوات إلى عدد من خيارات الرسم البياني، ستحتاج إلى الانتقال إلى الخيارات الرسومية والنقر على السهم لأسفل. ستظهر قائمة طويلة من الخيارات، أسفل الحانات يختار شريط مكدس. تأكد من عدم اختيار الشريط المكدس بنسبة 100% لأن ذلك لن ينجح.
- سيبدأ برنامج Microsoft Excel في العمل وسيظهر مخطط جديد في منتصف الشاشة. هذه هي بدايات مخطط جانت الخاص بك، على الرغم من أنك لم تصل إليه بعد.
- أولاً، ربما ستحتاج إلى تغيير حجم النافذة (لقد فعلنا ذلك بالفعل في المثال أعلاه)، ثم إعادة تسمية المخطط من خلال النقر على عنوان التخطيط صندوق. بينما كنت في ذلك،. قم أيضًا بإزالة وسيلة الإيضاح الموجودة أسفل المخطط – حيث تشير إلى ذلك تاريخ البدء و مدة – عن طريق تحديده والضغط على يمسح مفتاح على لوحة المفاتيح الخاصة بك.
- بعد ذلك، تحتاج إلى إعادة ترتيب المخطط. في الوقت الحالي، المهمة 5 في الأعلى والمهمة 1 في الأسفل، ويجب أن يكون العكس تمامًا. لإصلاح ذلك، انقر بزر الماوس الأيمن في أي مكان على الرسم البياني وحدد شكل في مربع الحوار الذي يظهر.
- سيتم فتح شريط مهام جديد على الجانب الأيمن من شاشتك، يسمى “المخطط”. من بين جميع الخيارات، اختر محور رأسي.
- في القائمة المطوية، حدد المربع المجاور للإعداد الذي يشير إلى ذلك الفئات بترتيب عكسي. من المفترض أن يضع ذلك المهمة 1 في أعلى المخطط.
- بعد الانتهاء من ذلك، لم يتبق سوى خطوة واحدة، وهي إزالة الجزء الأزرق – الذي يمثل تاريخ البدء – من الشريط من الرسم البياني. بعد كل شيء، في مخطط جانت تهتم فقط بمدة المهام؛ الشريط الأزرق يعيق الطريق.
- للتخلص منه، انقر بزر الماوس الأيمن فوق أي من الأشرطة الزرقاء. سينبثق مربع تنسيق آخر؛ انقر فوقه. مرة أخرى، سيكون الجزء الأيمن مفتوحًا. هذه المرة، على الرغم من ذلك، نحن بحاجة إلى النقر على الإدخال لـ مسلسل “تاريخ البدء”.
- في هذه القائمة، انقر فوق العنصر الذي يقول يملأ، ثم في قائمة الألوان الكبيرة المنبثقة، انتقل إلى الأسفل وحدد بدون تعبئة.
بهذا يكون مخطط جانت قد انتهى. تظهر المربعات البرتقالية (يمكنك إعادة تلوينها باستخدام أمر التعبئة إذا أردت) وقت العمل على مهمة معينة.
مخططات جانت في Excel
ينبغي أن يكون ذلك كافيًا لتبدأ في إنشاء مخططات جانت الخاصة بك. على الرغم من أن القوالب التي يقدمها برنامج Excel – ناهيك عن برامج إدارة المشاريع المصممة خصيصًا – ربما تكون خيارًا أفضل إذا كنت تخطط لإدارة العديد من المهام، إلا أن استخدام خيار البيرة المنزلية كما هو مذكور أعلاه قد يكون أفضل إذا كنت تتتبع عددًا صغيرًا من المهام المهام أو ترغب في إضافة بعض النكهة السهلة إلى العروض التقديمية.
