إذا كنت تستخدم Outlook للتواصل مع زملائك، فمن المحتمل أنك تريد إرسال بريد إلكتروني بشكل متكرر إلى مجموعة معينة تتغير عضويتها كثيرًا. على سبيل المثال، قد تحتاج إلى إرسال بريد إلكتروني إلى جميع ممثلي خدمة العملاء لديك يوميًا، ولكن نظرًا لارتفاع معدل الدوران، قد تتغير القائمة كثيرًا.
يمكنك كتابة اسم كل شخص أو بريده الإلكتروني يدويًا في كل مرة ترسل فيها بريدًا إلكترونيًا، ولكن سرعان ما قد يصبح هذا الأمر مرهقًا مع زيادة حجم المجموعة. ليس هذا فحسب، بل إنك تتعرض أيضًا لخطر نسيان شخص ما عن غير قصد، مما قد يؤدي إلى الدراما المكتبية. وهنا يأتي دور قائمة التوزيع أو مجموعة الاتصال!
بالنسبة للجزء الأكبر، فإن المصطلحين “مجموعة الاتصال” و”قائمة التوزيع” قابلان للتبادل. بدأت شركة Microsoft في استخدام عبارة “مجموعة جهات الاتصال”، ربما لأنها أكثر سهولة من “قائمة التوزيع”.
ومع ذلك، هناك فرق حقيقي بين الاثنين في المؤسسات التي تستخدم Microsoft 365. يمكن لمسؤولي Microsoft 365 تحويل قوائم توزيع Outlook الحالية إلى “مجموعات”، والتي بدورها تمنح أعضاء المجموعة إمكانية الوصول إلى المكتبات المشتركة ومساحات التعاون مثل Microsoft فرق، Yammer، و مخطط.
على الرغم من أن قسم تكنولوجيا المعلومات لديك ربما يتحكم في قوائم توزيع Outlook الخاصة بمؤسستك – وخاصة قائمة جميع الموظفين المخيفة والتي غالبًا ما تكون سيئة الصيانة، فلا يزال بإمكانك إنشاء مجموعات جهات الاتصال الخاصة بك في الآفاق.
سنرشدك أدناه إلى كيفية إنشاء مجموعات جهات اتصال في Outlook لكل من إصدار المتصفح وتطبيق سطح المكتب.
كيفية إنشاء مجموعة اتصال في Outlook Online
يعد إنشاء مجموعة جهات اتصال في إصدار المتصفح من Outlook أمرًا سهلاً.
- قم بتسجيل الدخول إلى حسابك على outlook.com أو حدد الآفاق من مشغل التطبيق إذا قمت بتسجيل الدخول بالفعل إلى Microsoft 365. إذا لم تتمكن من رؤية Outlook في قائمة التطبيقات (سوف ترى ذلك)، فحدد كل التطبيقات.
- في الجزء الأيسر، تحت مجموعات، يختار مجموعة جديدة.
- في النافذة المنبثقة، أعط مجموعتك الجديدة اسمًا ووصفًا، ثم حدد يخلق. (إذا قامت مؤسستك بتمكينه، فقد تتم مطالبتك بإنشاء عنوان بريد إلكتروني للمجموعة. في هذه الحالة، لسهولة الاستخدام، حاول جعل عنوان البريد الإلكتروني مطابقًا لاسم المجموعة.)
- الآن قم بإضافة أعضاء إلى المجموعة. البحث عن الأشخاص بالاسم أو عن طريق عنوان البريد الإلكتروني. حدد نتيجة البحث عن الشخص الذي تريد إضافته إلى المجموعة، وسيظهر ضمن “ستتم إضافة هذا الشخص”.
- كرر الخطوة 4 حتى تقوم بإضافة كل شخص تريده إلى المجموعة. ثم حدد يضيف زر.
- يختار يغلق.
- أرسل بريدًا إلكترونيًا إلى المجموعة التي قمت بإنشائها عن طريق التحديد رسالة جديدة.
- في ال ل في الحقل، ابدأ بكتابة اسم المجموعة التي قمت بإنشائها، ثم حددها من القائمة التي تظهر.
سهل جدا. ولكن ماذا لو كنت بحاجة إلى إضافة أشخاص أو إزالتهم من المجموعة؟ واصل القراءة.
كيفية تحرير مجموعة اتصال في Outlook Online
لقد سهّلت Microsoft تحرير مجموعة جهات الاتصال دون مغادرة Outlook Online على الإطلاق. قد تختلف بعض الخطوات قليلاً بناءً على كيفية تكوين مؤسستك لـ Microsoft 365، ولكن الخطوات أدناه ستوصلك إلى هناك.
- في الجزء الأيسر، تحت مجموعات، حدد المجموعة التي تريد تحريرها.
- في إدخال تلك المجموعة، حدد أكثر أيقونة (ثلاث نقاط/علامة القطع).
- يختار إعدادات. (استنادًا إلى كيفية تكوين Outlook لمؤسستك، قد ترى خيارًا للقيام بذلك إضافة أعضاء مباشرة من أيقونة المزيد.)
- في لوحة إعدادات المجموعة التي تظهر على اليمين، حدد تحرير المجموعة.
- حدد أعضاء فاتورة غير مدفوعة.
- ومن هناك، يمكنك إضافة أعضاء أو حذفهم من المجموعة عن طريق تحديد X بجوار الإدخال الخاص بالشخص الذي تريد إزالته.
- إذا قمت بإضافة أعضاء إلى المجموعة، فحدد يضيف زر. وإلا فاختر يغلق.
طريقة أخرى لتحرير مجموعات جهات الاتصال في Outlook Online
اعتمادًا على كيفية تكوين Outlook، قد تتمكن أيضًا من تحرير مجموعات جهات الاتصال باتباع الخطوات التالية:
- اذهب الى الناس قسم Outlook (على يمين أيقونة التقويم).
- في الجزء الأيمن من قسم المجموعات، حدد مالك لعرض المجموعات التي قمت بإنشائها.
- حدد المجموعة التي تريد تحريرها من القائمة.
- يختار إدارة أعضاء المجموعة.
- ومن هناك، يمكنك إضافة أعضاء أو حذف الأعضاء الحاليين عن طريق تحديد X بجوار الإدخال.
كيفية إنشاء مجموعة اتصال في تطبيق سطح المكتب في Outlook
يعد إنشاء مجموعة جهات اتصال في إصدار سطح المكتب من Outlook أكثر سهولة مما هو عليه في الإصدار عبر الإنترنت.
- قم بتشغيل Outlook، ثم حدد الناس أيقونة بالقرب من الزاوية السفلية اليسرى (حيث يمكنك التبديل بين البريد الإلكتروني والمهام والأشخاص والتقويم).
- بعد ذلك، من شريط الأدوات، حدد مجموعة اتصال جديدة. (إذا كانت مؤسستك تستخدم Microsoft 365، فقد ترى أيضًا زر مجموعة جديدة. ولأغراضنا، سنستخدم مجموعة جهات الاتصال الجديدة لتسهيل رسائل البريد الإلكتروني للمجموعة.)
- في نافذة مجموعة جهات الاتصال التي تظهر، قم بتسمية مجموعة جهات الاتصال الخاصة بك، ثم حدد إضافة أعضاء واختر المكان الذي تريد الحصول على أعضائك الجدد منه. قد تشمل الخيارات من جهات اتصال Outlook, من دفتر العناوين، أو جهة اتصال بريد إلكتروني جديدة.
- ابحث واحدًا تلو الآخر عن الأشخاص الذين تريد إضافتهم إلى مجموعة جهات الاتصال. تأكد من تمييز الإدخال الخاص بهم، ثم حدد أعضاء زر (أو انقر نقرًا مزدوجًا فوق الإدخال الخاص بهم) لإضافتهم. عند الانتهاء، حدد نعم.
- أغلق النافذة، وتأكد من الاستجابة نعم إذا طُلب منك حفظ التغييرات.
- الآن، عند إرسال بريد إلكتروني جديد، يمكنك كتابة اسم مجموعة جهات الاتصال في ملف ل مجال. سيتم إضافة مجموعة الاتصال الخاصة بك. إذا كنت ترغب في ذلك، يمكنك توسيع قائمة المجموعة، وسيقوم Outlook باستبدال القائمة بأعضائها. ولكن كن حذرًا، فلن تتمكن من طي القائمة مرة أخرى.
تظهر مجموعات جهات الاتصال كإدخالات في دفتر عناوين Outlook، لذا ستتمكن من العثور عليها في تلك القائمة المرتبة أبجديًا.
كيفية تحرير مجموعة جهات الاتصال في تطبيق سطح المكتب في Outlook
لنقم الآن بتحرير مجموعة جهات اتصال موجودة في إصدار سطح المكتب من Outlook.
- قم بتشغيل Outlook، ثم حدد الناس أيقونة بالقرب من الزاوية السفلية اليسرى.
- ابحث عن المجموعة التي تريد تحريرها وحددها في قائمة جهات الاتصال الخاصة بك.
- في الجزء الموجود على اليمين، حدد يحرر. سيعيدك ذلك إلى حيث يمكنك إدارة المجموعة عن طريق إضافة و/أو إزالة الأعضاء.
سواء كنت تستخدم الإصدار عبر الإنترنت من Outlook أو تطبيق سطح المكتب، فمن المؤكد أنه من المفيد أن تستغرق بضع دقائق لإنشاء قوائم توزيع Outlook التي ستستخدمها بشكل متكرر. عليك أن تكون سعيدا فعلتم.
